Gratis klantenportaal: de beste opties voor kleine bedrijven

Je vond een klantenportaal dat je beviel, richtte het in een weekend in en nodigde je eerste klant uit. Op maandag verscheen de melding: "Je proefperiode eindigt over 6 dagen." Of op de prijspagina stond dat het gratis abonnement vijf klanten ondersteunt, terwijl jij er elf hebt. Voor een bedrijf met drie mensen is nóg een maandelijks abonnement, voordat het portaal zijn waarde heeft bewezen, moeilijk te verantwoorden tegenover je partners én jezelf.

Een gratis klantenportaal willen is heel redelijk. Je klanten moeten kunnen inloggen, de voortgang van hun werk bekijken en de nieuwste bestanden vinden zonder iets te betalen. Dat geldt ook voor jou, terwijl je ontdekt of het gebruik een gewoonte wordt. Het probleem is dat "gratis" in deze markt drie verschillende dingen betekent, waarvan er maar één blijvend is. Hieronder staan acht opties die gratis blijven, hun beperkingen en het moment waarop je zou gaan betalen, gecontroleerd op het moment van schrijven (oktober 2026).

Openheid vooraf: ik heb Mourinho Solutions opgericht, het bedrijf achter GoCons. Ik heb geprobeerd eerlijk te zijn en geef aan waar elke tool beter is dan de onze.

Wat "gratis" bij een klantenportaal zou moeten betekenen

Leveranciers gebruiken het woord voor drie verschillende aanbiedingen:

• Een gratis abonnement: zonder einddatum, met limieten voor klanten, gebruikers, projecten of opslag.
• Een gratis proefperiode: het volledige product gedurende 7 tot 30 dagen, daarna een abonnement of geblokkeerde toegang.
• Gratis klantaccounts: je klanten loggen kosteloos in, maar alleen zolang jij voor een abonnement betaalt.

Alleen de eerste optie is een gratis klantenportaal. Omdat ik bij SISTRADE en later bij UNICEF als klant adviesdiensten en software heb ingekocht, weet ik wat een klant wil kunnen vinden zonder ernaar te vragen. Daarom heb ik elke optie beoordeeld aan de hand van vijf vragen:

1. Blijft het gratis, zonder einddatum?
2. Kunnen je klanten inloggen, en hoeveel?
3. Ziet elke klant alleen zijn eigen werk?
4. Is er ruimte voor echt werk: projecten of contracten, bestanden en teamleden?
5. Kun je je gegevens meenemen als je vertrekt?

Gratis klantenportalen in één oogopslag

De acht gratis opties, één voor één

1. GoCons Free: onbeperkt inloggen voor klanten, met een limiet op actieve contracten

GoCons is van ons, dus houd dat bij dit onderdeel in gedachten. Het Free-abonnement kost EUR 0 en heeft geen einddatum. Er wordt geen betaalkaart gevraagd, omdat het nooit via de betaaldienstverlener loopt. Aan de klantzijde bevat het alles wat de betaalde abonnementen bieden: de contractlevenscyclus, taken en mijlpalen, het klantenportaal, documenten en mappen, en het volgen van facturen met een factureringsschema, factureringsherinneringen vóór de vervaldatum van elke regel en meldingen bij overschrijding daarvan. De limieten zijn 2 teamgebruikers, 10 actieve contracten, 1 GB opslag en 500 MCP-aanroepen per maand voor AI-assistenten zoals Claude. Het aantal klantgebruikers is onbeperkt en telt nooit mee.

In het klantenportaal ziet elke klant alleen zijn eigen contracten met jou, inclusief de gebruikte uren ten opzichte van de afgesproken uren, de gefactureerde bedragen en de factureringsgeschiedenis. De beheerder kan alle gegevens, inclusief documenten, downloaden, zowel bij Free als bij elk ander abonnement. Free bevat geen REST API, export van facturen naar QuickBooks of Xero, of inloggen via Microsoft Entra ID. Bovendien geeft GoCons bij geen enkel abonnement facturen uit, verwerkt het geen betalingen, biedt het geen chat of elektronische handtekeningen en kan het portaal niet volledig onder je eigen merk worden aangeboden.

Je gaat betalen wanneer je een elfde actief contract, een derde teamlid of meer opslag nodig hebt. Silver kost op het moment van schrijven EUR 29 per maand (GBP 25, USD 34), voor 10 teamgebruikers en onbeperkt contracten (actuele prijzen). Het gratis abonnement past bij zelfstandige consultants en kleine bedrijven waarvan klanten vooral vragen naar voortgang, uren en facturen.

2. Assembly Free: een portaal in je eigen huisstijl voor je eerste vijf contactpersonen

Assembly, het klantenportaal dat voorheen Copilot heette, heeft een blijvend gratis abonnement met 5 actieve contactpersonen (de personen bij klanten die kunnen inloggen), 1 interne gebruiker, 3 apps en 50 maandelijkse credits voor de AI-appbouwer [1]. Het bevat het CRM, een klantomgeving in je eigen huisstijl, berichten met een gezamenlijke teaminbox, en facturering en betalingen, met verwerkingskosten wanneer je er geld mee ontvangt.

Waar het GoCons overtreft: berichten uitwisselen met klanten en betalingen ontvangen, zelfs bij het gratis abonnement. Het is het meest verzorgde gratis portaal in dit overzicht en het is een echt abonnement, geen proefversie. Vijf contactpersonen betekent echter maar één of twee klanten zodra elke klant een opdrachtgever en een contactpersoon van de financiële afdeling meebrengt. Je gaat betalen wanneer de zesde contactpersoon of een tweede teamlid erbij komt: Starter kost $49 per maand ($29 bij jaarlijkse facturering) voor 50 contactpersonen, nog steeds met 1 interne gebruiker.

3. FuseBase Free: één portaal voor een pilot

FuseBase biedt een gratis abonnement met 1 klantenportaal en 1 werkruimte met realtime bewerking en bestandsdeling voor maximaal 20 teamleden, plus in totaal 20 AI-prompts en 20 automatiseringsuitvoeringen om die functies uit te proberen [2]. Als je de proefperiode van 14 dagen start en geen betaalkaart toevoegt, wordt het account naar dit abonnement teruggezet in plaats van gesloten. Waar het GoCons overtreft: gezamenlijke pagina's, chat en AI-functies naast het portaal. De prijspagina vermeldt niet hoeveel klantgebruikers het gratis portaal toestaat, dus test het met een echte klant voordat je erop vertrouwt.

Je gaat betalen wanneer je een tweede portaal nodig hebt: Solo kost $39 per maand ($32 bij jaarlijkse facturering), en Essentials, met 10 portalen en 100 klanten, $99 ($82 bij jaarlijkse facturering).

4. Notion Free: een portaalpagina die je zelf bouwt

Een populaire doe-het-zelfoptie is een Notion-pagina: één pagina per klant met de planning, de voortgang, vergadernotities en links naar bestanden, gedeeld met de klant als gast. Het Free-abonnement is ontworpen voor individuele gebruikers, staat maximaal 10 externe gasten toe die alleen de pagina's zien waarvoor ze zijn uitgenodigd, beperkt uploads tot 5 MB per bestand en stelt een limiet aan inhoudsblokken zodra een tweede lid toetreedt tot de werkruimte [3].

Waar het GoCons overtreft: volledige vrijheid in de vormgeving van elke klantpagina. Het werk moet je echter allemaal zelf doen: elke status, elk uur en elke factuurdatum voer je handmatig in, en niets waarschuwt je wanneer een deadline of betaling wordt gemist. Je gaat betalen wanneer je een elfde gast, grotere bestanden of een collega in de werkruimte nodig hebt.

5. Google Drive: gedeelde mappen, het standaard gratis portaal

Het standaard gratis klantenportaal is een gedeelde map. Elk Google-account bevat 15 GB opslag, gedeeld tussen Gmail, Drive en Photos [4]. Je kunt voor elke klant een map delen met beperkte toegang (alleen de mensen die je toevoegt), met rechten als kijker, reageerder of bewerker, of met "Iedereen met de link", zodat mensen de map kunnen openen zonder in te loggen [5].

Waar het GoCons overtreft: 15 GB gratis opslag in een tool die de meeste klanten al kennen. Twee beperkingen zijn belangrijk voor klantwerk: vervaldatums voor toegang zijn alleen beschikbaar voor daarvoor in aanmerking komende werk- of schoolaccounts, dus bij een persoonlijk account blijft toegang bestaan tot je die handmatig intrekt [5]. Daarnaast toont een map bestanden, geen voortgang, uren, mijlpalen of wat er is gefactureerd. Je gaat betalen wanneer 15 GB niet meer volstaat of je zakelijke beheerfuncties nodig hebt.

6. ClickUp Free Forever: onbeperkt gasten, volledige bewerkingsrechten

Het Free Forever-abonnement van ClickUp staat kosteloos een onbeperkt aantal leden en gasten toe, wat ideaal klinkt voor een portaal. De beperking staat in de eigen veelgestelde vragen over prijzen: bij dit abonnement hebben gasten volledige rechten om inhoud aan te maken en te bewerken, en dat kan niet worden gewijzigd. De opslag bedraagt 60 MB [6].

Waar het GoCons overtreft: onbeperkt gratis leden, dus je hele team past erin. Maar een klant die je uitnodigt kan je taken bewerken of verwijderen, en 60 MB is slechts een handvol presentaties. Je gaat betalen wanneer je gastrechten wilt instellen of voldoende opslag nodig hebt: Unlimited kost $7 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturering ($10 bij maandelijkse facturering), en bij betaalde abonnementen tellen gastaccounts vervolgens mee.

7. Basecamp Free: één project, vijf mensen

Het Free-abonnement van Basecamp biedt één project, 1 GB en maximaal 5 gebruikers. De prijspagina omschrijft het als één gratis project voor persoonlijk gebruik [7]. Klanten, externe medewerkers en gasten tellen als gebruikers, dus jij plus een klantteam van vier vult het volledig. Je kunt het project verwijderen en een ander starten, maar er kan er maar één tegelijk bestaan. Waar het GoCons overtreft: prikborden, groepschat en actielijsten in één projectomgeving die je met de klant deelt.

Je gaat betalen wanneer je een tweede klant hebt: Freelancer kost $25 per maand voor 3 actieve projecten en maximaal 20 gebruikers, en Studio, voor $59 per maand, heft de gebruikerslimiet op zonder kosten per gebruiker.

8. Zoho Projects Free: een volwaardige projecttool zonder klantaccounts

Zoho Projects is gratis voor maximaal 5 gebruikers, 3 projecten en 5 GB [8]. Waar het GoCons overtreft: native iOS- en Android-apps en projectfuncties zoals subtaken en een whiteboard, ook gratis. Maar het gratis abonnement bevat geen klantgebruikers. Die zijn een uitbreiding op de betaalde abonnementen, voor $5 per klantgebruiker per maand ($4 bij jaarlijkse facturering), bovenop de $5 per gebruiker voor Premium zelf ($4 bij jaarlijkse facturering). Teamwork.com doet het andersom: klantgebruikers kosten niets en kunnen elk deelnemen aan maximaal vijf actieve projecten, maar de licentiepagina vermeldt ze alleen bij de betaalde abonnementen, niet bij het Free-abonnement voor maximaal 5 gebruikers en 5 projecten [9][10].

Je gaat betalen wanneer de eerste klant moet kunnen inloggen.

Gratis proefperiodes zijn geen gratis abonnementen

Verschillende bekende klantenportalen hebben helemaal geen gratis abonnement, alleen een proefperiode. Ze kunnen de betere tool zijn zodra je bereid bent te betalen, en ik heb de meeste vergeleken in de beste klantenportaalsoftware: 8 tools vergeleken. Op het moment van schrijven:

• SuiteDash: 14 dagen met het meest uitgebreide abonnement, zonder betaalkaart [11].
• Clinked: 14 dagen [12].
• Plutio: 7 dagen, zonder betaalkaart; daarna een beperkte modus waarin je je gegevens nog kunt bekijken, maar geen nieuwe projecten kunt aanmaken [13].
• Bonsai: 7 dagen [14].
• Dubsado: 21 dagen met het Premier-abonnement, zonder betaalkaart [15].
• HoneyBook: 30 dagen, zonder betaalkaart, uitsluitend voor bedrijven in de VS, Canada, het VK en Australië [16].
• Moxo: een proefperiode op aanvraag, daarna $5,000 per jaar voor het Team-abonnement [17].

Een proefperiode is een prima manier om een tool te testen. Het is een riskante manier om een klantrelatie te beginnen, omdat het portaal dat je klant net heeft leren gebruiken afhankelijk is van een abonnementsbeslissing die je nog niet hebt genomen.

De verborgen kosten van een gratis klantenportaal

• Je uren. Een Notion-pagina of Drive-map is slechts zo actueel als de laatste handmatige update. Als jij die update op vrijdagmiddag uitvoert, betaal je het portaal met je duurste uren.
• Accounts die er later bij komen. Het aantal klantcontactpersonen groeit: een opdrachtgever, een projectleider, iemand van de financiële afdeling. Een abonnement met een prijs per klantcontactpersoon of klantaccount wordt met elk van hen duurder.
• Opslag. 60 MB, 1 GB en 15 GB raken in verschillend tempo vol, maar eindrapporten, opnames en gegevensbestanden vullen ze uiteindelijk allemaal.
• Rechten die je niet kunt instellen. Bij sommige gratis abonnementen kan een klant alles wijzigen wat hij kan zien.
• Vertrekken. Controleer voordat je een keuze maakt hoe je documenten en gegevens kunt exporteren. In GoCons downloadt de beheerder alles als Excel-bestanden, plus de documenten in hun mappen, bij elk abonnement.

Zo open je vanmiddag nog een gratis klantenportaal

De aanpak is bij elke tool hetzelfde: één klant, één contract, de volgende mijlpalen, de ondertekende documenten, één uitnodiging. Zo werkt het in GoCons, volgens de vier stappen op onze landingspagina:

1. Maak een account voor je adviesbureau aan. Het Free-abonnement vraagt niet om een betaalkaart.
2. Voeg één contract toe: de klant, het contracttype (bijvoorbeeld een doorlopend contract met een vast maandbedrag en inbegrepen uren), de datums en de factureringsfrequentie.
3. Voeg de volgende mijlpalen en de openstaande taken toe, met geschatte uren en het verantwoordelijke teamlid.
4. Upload het ondertekende document met de opdrachtomschrijving en de nieuwste op te leveren resultaten naar de mappen van het contract. Als je opdrachtomschrijving nog verbetering nodig heeft, begin dan met een sjabloon voor een opdrachtomschrijving.
5. Nodig je klantcontactpersoon uit via e-mail. Die logt kosteloos in via de browser, in de taal naar keuze.
6. De volgende keer dat de klant vraagt "hoe staan we ervoor?", antwoord je in één zin en verwijs je naar het portaal.

Als je ook Claude gebruikt, kun je met hetzelfde gratis account via MCP verbinding maken met Claude, binnen de 500 aanroepen per maand van het Free-abonnement.

Veelgestelde vragen

Is er een klantenportaal dat voor altijd gratis is?

Ja. GoCons Free, Assembly Free en FuseBase Free hebben geen einddatum. Ze hanteren verschillende limieten: actieve Contracten en teamgebruikers bij GoCons (het aantal klantgebruikers is onbeperkt), klantcontacten bij Assembly en portalen bij FuseBase.

Kan ik Google Drive of Notion als gratis klantenportaal gebruiken?

Voor bestanden en een statuspagina wel. Geen van beide houdt Contracten, uren of Facturen voor u bij. Het portaal is dus slechts zo actueel als uw laatste handmatige update.

Moeten mijn Klanten betalen of iets installeren?

Niet bij GoCons. Klantgebruikers zijn bij elk abonnement gratis en onbeperkt, en ze loggen in via een webbrowser. Er zijn geen native mobiele apps; GoCons is een responsieve webapp die ook op een telefoon werkt.

Wat gebeurt er als het gratis abonnement niet meer volstaat?

Bij GoCons zet u hetzelfde account over naar Silver (10 teamgebruikers, onbeperkt actieve Contracten, 10 GB), en uw Klanten blijven inloggen zoals voorheen. Als u in plaats daarvan vertrekt, downloadt de beheerder eerst alle gegevens.

Open deze week uw gratis klantenportaal

Kies de klant die u het vaakst e-mailt en geef die toegang tot een portaal vóór de volgende vraag: "Hoe staan we ervoor?". Het GoCons Free-abonnement heeft geen einddatum, vraagt niet om een betaalkaart en stelt geen limiet aan het aantal klantlogins: maak uw gratis GoCons-account aan.

Bronnen

1. Assembly, "Prijzen", https://assembly.com/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).
2. FuseBase, "Prijzen", https://thefusebase.com/pricing/ (geraadpleegd in oktober 2026).
3. Notion, "Notion-abonnementen: Free, Plus, Business en Enterprise", https://www.notion.com/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).
4. Google, "Hoe uw Google-opslag werkt", https://support.google.com/googleone/answer/9312312 (geraadpleegd in oktober 2026).
5. Google, "Bestanden delen vanuit Google Drive", https://support.google.com/drive/answer/2494822 (geraadpleegd in oktober 2026).
6. ClickUp, "Prijzen en abonnementen van ClickUp", https://clickup.com/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).
7. Basecamp, "Prijzen", https://basecamp.com/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).
8. Zoho, "Abonnementen en functies van Zoho Projects", https://www.zoho.com/projects/pricing-comparison.html (geraadpleegd in oktober 2026).
9. Teamwork.com, "Typen gebruikerslicenties van Teamwork.com", https://support.teamwork.com/projects/people/license-types (geraadpleegd in oktober 2026).
10. Teamwork.com, "Abonnementen", https://www.teamwork.com/pricing/ (geraadpleegd in oktober 2026).
11. SuiteDash, "Prijzen", https://suitedash.com/pricing/ (geraadpleegd in oktober 2026).
12. Clinked, "Gratis klantenportaalsoftware: vermijd risico's en weet waarop u moet letten voordat u kiest", https://www.clinked.com/blog/free-client-portal-software-what-to-look-for-and-what-to-avoid (geraadpleegd in oktober 2026).
13. Plutio, "Prijzen", https://www.plutio.com/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).
14. Bonsai, "Prijzen", https://www.hellobonsai.com/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).
15. Dubsado, "Prijzen", https://www.dubsado.com/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).
16. HoneyBook, "Prijzen", https://www.honeybook.com/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).
17. Moxo, "Prijzen", https://www.moxo.com/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).

© 2026 Mourinho Solutions. Alle rechten voorbehouden.