Kostenloses Kundenportal: Die besten Optionen für kleine Unternehmen

Sie haben ein Kundenportal gefunden, das Ihnen gefällt, es an einem Wochenende eingerichtet und Ihren ersten Kunden eingeladen. Am Montag erschien dann der Hinweis: „Ihre Testphase endet in 6 Tagen.“ Oder auf der Preisseite stand, dass der kostenlose Tarif fünf Kunden abdeckt, und Sie haben elf. In einem Unternehmen mit drei Personen ist es schwer, eine weitere monatliche Abonnementgebühr zu rechtfertigen, bevor sich das Portal bewährt hat – gegenüber Ihren Partnern ebenso wie gegenüber sich selbst.

Der Wunsch nach einem kostenlosen Kundenportal ist nachvollziehbar. Ihre Kunden sollten sich anmelden, den Stand ihrer Projekte einsehen und die neuesten Dateien finden können, ohne dafür zu bezahlen. Und auch Sie sollten nichts bezahlen müssen, während Sie herausfinden, ob das Portal tatsächlich regelmäßig genutzt wird. Der Haken: „Kostenlos“ bedeutet in diesem Markt drei verschiedene Dinge, und nur eines davon ist von Dauer. Im Folgenden finden Sie acht dauerhaft kostenlose Optionen, ihre jeweiligen Grenzen und den Zeitpunkt, ab dem Sie bezahlen würden. Die Angaben wurden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung geprüft (Oktober 2026).

Transparenzhinweis: Ich habe Mourinho Solutions gegründet, das Unternehmen hinter GoCons. Ich habe mich um eine faire Bewertung bemüht und benenne, wo die einzelnen Tools unserem überlegen sind.

Was „kostenlos“ bei einem Kundenportal bedeuten sollte

Anbieter verwenden das Wort für drei unterschiedliche Angebote:

• Ein kostenloser Tarif: ohne Ablaufdatum, mit Grenzen bei Kunden, Benutzern, Projekten oder Speicherplatz.
• Eine kostenlose Testphase: das vollständige Produkt für 7 bis 30 Tage, danach ein Abonnement oder eine Zugangssperre.
• Kostenlose Kundenzugänge: Ihre Kunden melden sich kostenlos an, aber nur, solange Sie für einen Tarif bezahlen.

Nur das erste Angebot ist ein kostenloses Kundenportal. Da ich bei SISTRADE und später bei UNICEF selbst Beratungsleistungen und Software auf Kundenseite eingekauft habe, weiß ich, welche Informationen Kunden finden möchten, ohne nachfragen zu müssen. Deshalb habe ich jede Option anhand von fünf Fragen bewertet:

1. Bleibt sie kostenlos, ohne Ablaufdatum?
2. Können sich Ihre Kunden anmelden, und wie viele?
3. Sieht jeder Kunde ausschließlich seine eigenen Projekte und Informationen?
4. Bietet sie genügend Raum für die tatsächliche Arbeit: Projekte oder Verträge, Dateien und Teammitglieder?
5. Können Sie Ihre Daten mitnehmen, wenn Sie den Anbieter verlassen?

Kostenlose Kundenportale im Überblick

Die acht kostenlosen Optionen im Einzelnen

1. GoCons Free: unbegrenzte Kundenzugänge, begrenzt durch aktive Verträge

GoCons ist unser Produkt; berücksichtigen Sie das bitte bei diesem Eintrag. Der Free-Tarif kostet EUR 0 und hat kein Ablaufdatum. Eine Zahlungskarte wird nicht verlangt, da der Tarif nie über den Zahlungsanbieter abgewickelt wird. Auf Kundenseite umfasst er alles, was auch die kostenpflichtigen Tarife bieten: den Vertragslebenszyklus, Aufgaben und Meilensteine, das Kundenportal, Dokumente und Ordner sowie die Nachverfolgung von Rechnungen mit einem Abrechnungsplan, Abrechnungserinnerungen vor Fälligkeit jeder Position und Hinweisen bei Zahlungsverzug. Die Grenzen liegen bei 2 Teambenutzern, 10 aktiven Verträgen, 1 GB Speicherplatz und 500 MCP-Aufrufen pro Monat für KI-Assistenten wie Claude. Kundenbenutzer sind unbegrenzt und werden nie angerechnet.

Im Kundenportal sieht jeder Kunde ausschließlich seine eigenen Verträge mit Ihnen, einschließlich der genutzten Stunden im Verhältnis zum vereinbarten Kontingent sowie der Abrechnungsbeträge und des Abrechnungsverlaufs. Der Administrator kann sämtliche Daten einschließlich der Dokumente herunterladen – im Free-Tarif ebenso wie in jedem anderen Tarif. Nicht enthalten sind im Free-Tarif die REST API, der Export von Rechnungen nach QuickBooks oder Xero und die Anmeldung über Microsoft Entra ID. Zudem stellt GoCons in keinem Tarif Rechnungen aus, nimmt Zahlungen entgegen oder bietet Chat, elektronische Signaturen oder ein White-Label-Portal an.

Sie bezahlen, sobald Sie einen elften aktiven Vertrag, ein drittes Teammitglied oder mehr Speicherplatz benötigen. Silver kostet zum Zeitpunkt der Veröffentlichung EUR 29 pro Monat (GBP 25, USD 34) für 10 Teambenutzer und unbegrenzt viele Verträge (aktuelle Preise). Der kostenlose Tarif eignet sich für selbstständige Berater und kleine Unternehmen, deren Kunden vor allem nach Fortschritt, Stunden und Rechnungen fragen.

2. Assembly Free: ein Portal im eigenen Markenauftritt für Ihre ersten fünf Kontakte

Assembly, das Kundenportal, das früher Copilot hieß, bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit 5 aktiven Kontakten (den Personen auf Kundenseite, die sich anmelden können), 1 internen Benutzer, 3 Apps und 50 monatlichen Credits für seinen KI-App-Builder [1]. Enthalten sind das CRM, ein Kundenerlebnis im eigenen Markenauftritt, Nachrichten mit einem gemeinsamen Teampostfach sowie Abrechnung und Zahlungen. Wenn Sie darüber Zahlungen entgegennehmen, fallen Bearbeitungsgebühren an.

Wo es GoCons überlegen ist: Nachrichten mit Kunden und der Zahlungseinzug sind selbst im kostenlosen Tarif möglich. Es ist das ausgereifteste kostenlose Portal in dieser Auswahl und bietet einen echten Tarif, keine Testversion. Fünf Kontakte entsprechen allerdings nur einem oder zwei Kunden, sobald jeder einen Auftraggeber und einen Kontakt aus der Finanzabteilung mitbringt. Sie bezahlen, sobald der sechste Kontakt oder ein zweites Teammitglied hinzukommt: Starter kostet $49 pro Monat ($29 bei jährlicher Abrechnung) für 50 Kontakte, weiterhin mit 1 internen Benutzer.

3. FuseBase Free: ein Portal für ein Pilotprojekt

FuseBase führt einen kostenlosen Tarif mit 1 Kundenportal und 1 Arbeitsbereich auf, der Echtzeitbearbeitung und Dateifreigabe für bis zu 20 Teammitglieder bietet. Dazu kommen insgesamt 20 KI-Prompts und 20 Automatisierungsausführungen zum Ausprobieren dieser Funktionen [2]. Wenn Sie die 14-tägige Testphase starten und keine Zahlungskarte hinterlegen, wird das Konto auf diesen Tarif zurückgestuft, statt geschlossen zu werden. Wo es GoCons überlegen ist: gemeinsam bearbeitbare Seiten, Chat und KI-Funktionen direkt neben dem Portal. Die Preisseite gibt nicht an, wie viele Kundenbenutzer das kostenlose Portal zulässt. Testen Sie es daher mit einem echten Kunden, bevor Sie sich darauf verlassen.

Sie bezahlen, sobald Sie ein zweites Portal benötigen: Solo kostet $39 pro Monat ($32 bei jährlicher Abrechnung), Essentials mit 10 Portalen und 100 Kunden $99 ($82 bei jährlicher Abrechnung).

4. Notion Free: eine Portalseite, die Sie selbst erstellen

Eine beliebte Do-it-yourself-Option ist eine Notion-Seite: eine Seite pro Kunde mit Plan, Status, Besprechungsnotizen und Links zu Dateien, die Sie mit dem Kunden als Gast teilen. Der Free-Tarif ist für Einzelpersonen konzipiert und erlaubt bis zu 10 externe Gäste, die nur die Seiten sehen, zu denen sie eingeladen wurden. Uploads sind auf 5 MB pro Datei begrenzt, und sobald ein zweites Mitglied dem Arbeitsbereich beitritt, wird die Anzahl der Inhaltsblöcke begrenzt [3].

Wo es GoCons überlegen ist: Sie haben völlige Freiheit bei der Gestaltung jeder Kundenseite. Die Arbeit liegt allerdings vollständig bei Ihnen: Jeder Status, jede Stunde und jedes Rechnungsdatum wird von Hand eingetragen. Nichts warnt Sie, wenn eine Frist oder ein Zahlungstermin überschritten wird. Sie bezahlen, sobald Sie einen elften Gast, größere Dateien oder einen Kollegen im Arbeitsbereich benötigen.

5. Google Drive: freigegebene Ordner als einfaches kostenloses Portal

Die Standardlösung für ein kostenloses Kundenportal ist ein freigegebener Ordner. Jedes Google-Konto enthält 15 GB Speicherplatz, die sich Gmail, Drive und Photos teilen [4]. Sie können pro Kunde einen Ordner als „Eingeschränkt“ freigeben (nur für die von Ihnen hinzugefügten Personen), mit Berechtigungen als Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter. Alternativ können Sie „Jeder, der über den Link verfügt“ wählen, sodass sich der Ordner ohne Anmeldung öffnen lässt [5].

Wo es GoCons überlegen ist: 15 GB kostenloser Speicherplatz in einem Tool, das die meisten Kunden bereits kennen. Für die Kundenarbeit sind zwei Grenzen wichtig: Ablaufdaten für den Zugriff stehen nur für berechtigte Geschäfts- oder Bildungskonten zur Verfügung. Bei einem privaten Konto bleibt der Zugriff daher bestehen, bis Sie ihn manuell entfernen [5]. Außerdem zeigt ein Ordner Dateien, aber keinen Status, keine Stunden, keine Meilensteine und keine bereits abgerechneten Leistungen. Sie bezahlen, sobald 15 GB nicht mehr ausreichen oder Sie Verwaltungsfunktionen für Unternehmen benötigen.

6. ClickUp Free Forever: unbegrenzt viele Gäste mit vollständigen Bearbeitungsrechten

Der Free-Forever-Tarif von ClickUp erlaubt unbegrenzt viele Mitglieder und Gäste ohne zusätzliche Kosten. Das klingt ideal für ein Portal. Der Haken steht in den eigenen Preis-FAQ: In diesem Tarif haben Gäste vollständige Berechtigungen zum Erstellen und Bearbeiten, und das lässt sich nicht ändern. Der Speicherplatz beträgt 60 MB [6].

Wo es GoCons überlegen ist: unbegrenzt viele kostenlose Mitglieder, sodass Ihr gesamtes Team Platz findet. Ein eingeladener Kunde kann allerdings Ihre Aufgaben bearbeiten oder löschen, und 60 MB reichen nur für eine Handvoll Präsentationen. Sie bezahlen, sobald Sie Gastberechtigungen oder ausreichend Speicherplatz benötigen: Unlimited kostet $7 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ($10 bei monatlicher Abrechnung). In den kostenpflichtigen Tarifen werden Gastzugänge dann angerechnet.

7. Basecamp Free: ein Projekt, fünf Personen

Der Free-Tarif von Basecamp bietet ein Projekt, 1 GB und bis zu 5 Benutzer. Die Preisseite beschreibt ihn als ein kostenloses Projekt für den persönlichen Gebrauch [7]. Kunden, Auftragnehmer und Gäste zählen als Benutzer. Sie und ein vierköpfiges Kundenteam schöpfen das Kontingent also bereits aus. Sie können das Projekt löschen und ein neues starten, aber es kann immer nur eines gleichzeitig existieren. Wo es GoCons überlegen ist: Diskussionsforen, Gruppenchat und Aufgabenlisten in einem gemeinsamen Projektbereich mit dem Kunden.

Sie bezahlen, sobald Sie einen zweiten Kunden haben: Freelancer kostet $25 pro Monat für 3 aktive Projekte und bis zu 20 Benutzer. Studio kostet $59 pro Monat und hebt die Benutzergrenze auf, ohne Gebühren pro Benutzer.

8. Zoho Projects Free: ein leistungsfähiges Projekttool ohne Kundenzugänge

Zoho Projects ist für bis zu 5 Benutzer, 3 Projekte und 5 GB kostenlos [8]. Wo es GoCons überlegen ist: native iOS- und Android-Apps sowie Projektfunktionen wie Unteraufgaben und ein Whiteboard, auch kostenlos. Der kostenlose Tarif enthält jedoch keine Kundenbenutzer. Diese sind in den kostenpflichtigen Tarifen eine Zusatzoption für $5 pro Kundenbenutzer und Monat ($4 bei jährlicher Abrechnung), zusätzlich zu $5 pro Benutzer für Premium selbst ($4 bei jährlicher Abrechnung). Teamwork.com macht es umgekehrt: Kundenbenutzer kosten nichts und können jeweils an bis zu fünf aktiven Projekten teilnehmen. Die Lizenzseite führt sie jedoch nur in den kostenpflichtigen Tarifen auf, nicht im Free-Tarif für bis zu 5 Benutzer und 5 Projekte [9][10].

Sie bezahlen, sobald der erste Kunde sich anmelden muss.

Kostenlose Testphasen sind keine kostenlosen Tarife

Mehrere bekannte Kundenportale bieten überhaupt keinen kostenlosen Tarif, sondern nur eine Testphase. Sobald Sie bereit sind zu bezahlen, können sie die bessere Lösung sein. Die meisten davon habe ich in die beste Kundenportal-Software: 8 Tools im Vergleich verglichen. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung gilt:

• SuiteDash: 14 Tage im höchsten Tarif, ohne Zahlungskarte [11].
• Clinked: 14 Tage [12].
• Plutio: 7 Tage, ohne Zahlungskarte; danach ein eingeschränkter Modus, in dem Sie Ihre Daten weiterhin sehen, aber keine neuen Projekte erstellen können [13].
• Bonsai: 7 Tage [14].
• Dubsado: 21 Tage im Premier-Tarif, ohne Zahlungskarte [15].
• HoneyBook: 30 Tage, ohne Zahlungskarte, nur für Unternehmen in den USA, Kanada, dem Vereinigten Königreich und Australien [16].
• Moxo: eine Testphase auf Anfrage, danach $5,000 pro Jahr für den Team-Tarif [17].

Eine Testphase ist eine gute Möglichkeit, ein Tool zu prüfen. Für den Beginn einer Kundenbeziehung ist sie jedoch riskant: Das Portal, dessen Nutzung Ihr Kunde gerade gelernt hat, hängt von einer Abonnemententscheidung ab, die Sie noch nicht getroffen haben.

Die versteckten Kosten eines kostenlosen Kundenportals

• Ihre Arbeitszeit. Eine Notion-Seite oder ein Drive-Ordner ist nur so aktuell wie die letzte manuelle Aktualisierung. Wenn Sie diese am Freitagnachmittag selbst vornehmen, bezahlen Sie das Portal mit Ihrer wertvollsten Arbeitszeit.
• Später hinzukommende Zugänge. Die Zahl der Kundenkontakte wächst: ein Auftraggeber, eine Projektleitung, jemand aus der Finanzabteilung. Ein Tarif mit Preisen pro Kundenkontakt oder Kundenzugang wird mit jeder dieser Personen teurer.
• Speicherplatz. 60 MB, 1 GB und 15 GB sind unterschiedlich schnell aufgebraucht. Abschlussberichte, Aufzeichnungen und Datendateien füllen jedoch irgendwann jedes dieser Kontingente.
• Berechtigungen, die Sie nicht einstellen können. In manchen kostenlosen Tarifen können Kunden alles ändern, was sie sehen können.
• Der Ausstieg. Prüfen Sie vor Ihrer Entscheidung, wie sich Dokumente und Datensätze exportieren lassen. In GoCons kann der Administrator in jedem Tarif alles als Excel-Dateien sowie die Dokumente in ihren Ordnern herunterladen.

So richten Sie noch heute Nachmittag ein kostenloses Kundenportal ein

Die Methode ist bei jedem Tool gleich: ein Kunde, ein Vertrag, die nächsten Meilensteine, die unterschriebenen Dokumente, eine Einladung. So funktioniert es in GoCons, angelehnt an die vier Schritte auf unserer Startseite:

1. Erstellen Sie ein Konto für Ihr Beratungsunternehmen. Im Free-Tarif benötigen Sie keine Zahlungskarte.
2. Legen Sie einen Vertrag an: den Kunden, den Vertragstyp (zum Beispiel einen laufenden Beratungsvertrag mit monatlichem Betrag und enthaltenen Stunden), die Daten und die Abrechnungshäufigkeit.
3. Fügen Sie die nächsten Meilensteine und die offenen Aufgaben hinzu, mit geschätzten Stunden und dem zuständigen Teammitglied.
4. Laden Sie die unterschriebene Leistungsbeschreibung und die neuesten Arbeitsergebnisse in die Ordner des Vertrags hoch. Wenn Ihre Leistungsbeschreibung noch überarbeitet werden muss, beginnen Sie mit einer Vorlage für eine Leistungsbeschreibung.
5. Laden Sie Ihren Kundenkontakt per E-Mail ein. Er meldet sich kostenlos im Browser an, in der Sprache seiner Wahl.
6. Wenn er das nächste Mal fragt „Wo stehen wir?“, antworten Sie mit einem Satz und verweisen Sie auf das Portal.

Wenn Sie auch Claude nutzen, können Sie dasselbe kostenlose Konto über MCP mit Claude verbinden, innerhalb der 500 Aufrufe pro Monat des Free-Tarifs.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es ein Kundenportal, das dauerhaft kostenlos ist?

Ja. GoCons Free, Assembly Free und FuseBase Free haben kein Enddatum. Sie begrenzen unterschiedliche Dinge: aktive Verträge und Teamnutzer bei GoCons (Kundennutzer sind unbegrenzt), Kundenkontakte bei Assembly und Portale bei FuseBase.

Kann ich Google Drive oder Notion als kostenloses Kundenportal nutzen?

Für Dateien und eine Statusseite: ja. Keines der beiden Tools erfasst für Sie Verträge, Stunden oder Rechnungen. Das Portal ist daher nur so aktuell wie Ihre letzte manuelle Aktualisierung.

Müssen meine Kunden etwas bezahlen oder installieren?

Bei GoCons nicht. Kundennutzer sind in jedem Tarif kostenlos und unbegrenzt und melden sich über einen Webbrowser an. Es gibt keine nativen mobilen Apps; GoCons ist eine responsive Web-App, die auch auf dem Smartphone funktioniert.

Was passiert, wenn der kostenlose Tarif nicht mehr ausreicht?

Bei GoCons wechseln Sie mit demselben Konto zu Silver (10 Teamnutzer, unbegrenzt viele aktive Verträge, 10 GB), und Ihre Kunden melden sich weiterhin wie gewohnt an. Wenn Sie GoCons stattdessen verlassen, lädt der Administrator zunächst alle Daten herunter.

Richten Sie noch diese Woche Ihr kostenloses Kundenportal ein

Wählen Sie den Kunden aus, der Ihnen am häufigsten E-Mails schreibt, und stellen Sie ihm ein Portal bereit, bevor er das nächste Mal fragt: „Wie ist der Stand?“. Der Tarif GoCons Free hat kein Enddatum, erfordert keine Kreditkarte und begrenzt die Kundenanmeldungen nicht: Erstellen Sie Ihr kostenloses GoCons-Konto.

Quellen

1. Assembly, „Preise“, https://assembly.com/pricing (abgerufen im Oktober 2026).
2. FuseBase, „Preise“, https://thefusebase.com/pricing/ (abgerufen im Oktober 2026).
3. Notion, „Notion-Tarife: Free, Plus, Business & Enterprise“, https://www.notion.com/pricing (abgerufen im Oktober 2026).
4. Google, „So funktioniert Ihr Google-Speicherplatz“, https://support.google.com/googleone/answer/9312312 (abgerufen im Oktober 2026).
5. Google, „Dateien aus Google Drive teilen“, https://support.google.com/drive/answer/2494822 (abgerufen im Oktober 2026).
6. ClickUp, „ClickUp: Preise und Tarife“, https://clickup.com/pricing (abgerufen im Oktober 2026).
7. Basecamp, „Preise“, https://basecamp.com/pricing (abgerufen im Oktober 2026).
8. Zoho, „Zoho Projects: Tarife und Funktionen“, https://www.zoho.com/projects/pricing-comparison.html (abgerufen im Oktober 2026).
9. Teamwork.com, „Arten von Nutzerlizenzen bei Teamwork.com“, https://support.teamwork.com/projects/people/license-types (abgerufen im Oktober 2026).
10. Teamwork.com, „Tarife“, https://www.teamwork.com/pricing/ (abgerufen im Oktober 2026).
11. SuiteDash, „Preise“, https://suitedash.com/pricing/ (abgerufen im Oktober 2026).
12. Clinked, „Kostenlose Kundenportal-Software: Risiken vermeiden und worauf Sie vor der Auswahl achten sollten“, https://www.clinked.com/blog/free-client-portal-software-what-to-look-for-and-what-to-avoid (abgerufen im Oktober 2026).
13. Plutio, „Preise“, https://www.plutio.com/pricing (abgerufen im Oktober 2026).
14. Bonsai, „Preise“, https://www.hellobonsai.com/pricing (abgerufen im Oktober 2026).
15. Dubsado, „Preise“, https://www.dubsado.com/pricing (abgerufen im Oktober 2026).
16. HoneyBook, „Preise“, https://www.honeybook.com/pricing (abgerufen im Oktober 2026).
17. Moxo, „Preise“, https://www.moxo.com/pricing (abgerufen im Oktober 2026).

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