De Kantata-demo verliep goed. De overzichten voor resourceplanning waren indrukwekkend, de margeprognoses waren beter dan alles wat je spreadsheets opleveren, en toen ging het gesprek over het implementatieplan en een prijs die je alleen via een offerte krijgt. Dat is meestal het moment waarop een partner van een adviesbureau met tien mensen een nieuw tabblad opent en naar Kantata-alternatieven gaat zoeken.
Ondertussen liggen de problemen die aanleiding waren voor de demo nog steeds op je bureau. Op maandag bouwt iemand het bezettingsoverzicht handmatig opnieuw op. Op vrijdag kopieert de projectleider uren uit de urenstaat naar een voortgangsrapport, omdat de klant alweer mailde met de vraag hoe het ervoor staat. Aan het einde van de maand ontdek je dat de inbegrepen uren van een vast dienstenabonnement al in de tweede week op waren, zonder dat iemand de klant heeft ingelicht.
Ik heb deze keuze vanuit verschillende perspectieven bekeken. Aan de Universiteit van Porto doceerde ik operationeel onderzoek, de discipline achter software voor resourceplanning. Bij SISTRADE en UNICEF zat ik aan de inkoopkant van software- en adviescontracten. En bij Mourinho Solutions bouwden we onze eigen tool, GoCons, voor onze adviesprojecten voordat we die voor andere bureaus beschikbaar stelden. Hieronder vind je zes alternatieven met controleerbare prijzen, een eerlijke uitleg over wanneer Kantata nog steeds de juiste keuze is, en waar ons product past.
Waar Kantata goed in is en voor wie het is gebouwd
Kantata (voorheen Mavenlink) is een platform voor professional services automation (PSA). Het verbindt resourcemanagement en prognoses, projectuitvoering, urenregistratie en financieel beheer, inclusief facturatie, en integreert met Salesforce, QuickBooks, NetSuite, Xero, Slack en Microsoft Teams [2]. Als jouw uitdaging is om tachtig consultants in drie landen en met verschillende valuta's goed bezet te houden, is die diepgang precies waarvoor je betaalt.
Gebruikers beoordelen het goed: 4,2 van 5 op basis van 629 beoordelingen op Capterra, met een 4,0 voor zowel gebruiksgemak als prijs-kwaliteitverhouding. In Capterra's samenvatting van de voor- en nadelen staat naast lof voor de rapportages ook ‘hoge kosten voor kleine teams’ [4].
Wat Kantata bijzonder maakt, is hoe open het is over voor wie het geschikt is. In een artikel op de eigen blog, bijgewerkt in juli 2026, stelt Kantata dat beoordelaars het aanbevelen voor organisaties met 50 of meer declarabele medewerkers, dat gebruikers vaak een implementatietijd noemen van 6 tot 8 weken voor middelgrote organisaties en 3 tot 6 maanden voor grote ondernemingen, en dat een bureau met 10 mensen, één entiteit en één valuta die diepgang niet nodig heeft. Het noemt dit ‘een bewuste uitspraak over geschiktheid’ [1]. De prijsstelling volgt dezelfde logica: er is geen openbare prijslijst en een PSA-adviseur stelt een pakket samen op basis van je personeelsomvang, entiteiten, valuta's en integraties [1][5].
Klanten nemen deel aan de klantzijde van een project, meestal als externe deelnemers zonder licentie, met beperkt inzicht in de informatie van dat project [6]. Kantata heeft ook een MCP-server voor Claude en ChatGPT met meer dan 150 tools; daarvoor moet Kantata AI zijn geactiveerd en maakt een beheerder een OAuth-applicatie aan waarvan de ID en het geheim in de AI-tool worden geplakt [3].
Wanneer Kantata de juiste keuze is
- Je hebt 50 of meer declarabele medewerkers, meerdere juridische entiteiten of valuta's, en iemand die verantwoordelijk is voor de bezettingsgraad.
- Je hebt omzetprognoses en financiële projectgegevens nodig die gekoppeld zijn aan Salesforce of NetSuite.
- Je kunt aan jouw kant iemand vrijmaken die verantwoordelijk is voor een implementatie van zes weken of langer.
Wat een klein adviesbureau in plaats daarvan nodig heeft
Resourcetoewijzing is een klassiek vraagstuk uit het operationeel onderzoek, waarvan ik jarenlang varianten heb onderwezen. De eerlijke les uit die colleges is dat optimalisatie loont wanneer een probleem te groot is om in één oogopslag te overzien. Acht consultants en vijftien opdrachten passen op één scherm. Op die schaal gaan de kostbare fouten zelden over wie waar wordt ingezet. Ze ontstaan in de gaten tussen het contract, het werk en de klant.
Loop een normale week door en noteer waar het daadwerkelijk misgaat:
- De bezetting op maandag. Wie werkt deze week waaraan? Met minder dan 20 mensen is een gedeelde agenda of een eenvoudige planningstool meestal voldoende.
- Uren tegenover het budget. Consultants registreren dagelijks uren en iemand moet signaleren dat een taak of dienstenabonnement het budget dreigt te overschrijden, voordat de klant dat op een factuur ziet.
- De vrijdagupdate. De klant vraagt ‘hoe staan we ervoor?’ en het antwoord is verspreid over een takenlijst, een urenstaat en drie e-mailwisselingen.
- Facturatie aan het einde van de maand. Je boekhoudsoftware maakt de factuur aan, maar niemand is verantwoordelijk voor de vraag op welke periode die betrekking had en of die is betaald.
- Verlengingen en opzegtermijnen. De einddatum staat in een ondertekende PDF en de opzegtermijn verstrijkt voordat iemand het document opent.
Kantata is het sterkst in de eerste twee punten. Kleine bureaus voelen de pijn meestal bij het tweede tot en met het vijfde. Dat is het uitgangspunt voor de vergelijking hieronder: stem de tool af op jouw werk, niet op dat van een bureau met 200 mensen.
Kantata-alternatieven vergeleken
Alle prijzen zijn catalogusprijzen op het moment van schrijven (oktober 2026), afkomstig van de prijspagina van elke aanbieder. De meeste gaan uit van jaarlijkse facturatie.
| Tool | Prijs | Klanttoegang | Resourceplanning | Het meest geschikt voor |
|---|---|---|---|---|
| Kantata | Alleen op offerte [5] | Klantzijde van een project, beperkt inzicht [6] | Kernfunctionaliteit, met prognoses | 50+ declarabele medewerkers, meerdere entiteiten |
| Productive.io | $10 tot $25 per gebruiker per maand (jaarlijks), Ultimate op aanvraag, minimaal 3 licenties [7] | Klanten gratis uitnodigen [7] | Inbegrepen vanaf Essential | 10 tot 50 mensen die een lichtere PSA willen |
| Scoro | Vanaf €15 / $17 per gebruiker per maand, minimaal 5 gebruikers [8] | Klantportaal is een betaalde extra [8] | Resource-app, in combinaties vanaf €25 / $29 | Offertes, uitvoering en facturatie in één systeem |
| BigTime | Essentials vanaf $20 per gebruiker per maand, uitgebreidere pakketten op aanvraag [9] | Zelfbedieningsportaal vanaf Advanced [9] | Aparte module [9] | Bureaus die uren factureren en correcte facturen willen |
| Teamwork.com | Gratis tot 5 gebruikers; $9.99 tot $24.99 per gebruiker per maand (jaarlijks) [10] | Klantgebruikers gratis, elk vijf actieve projecten [11] | Capaciteit vanaf Accelerate, per rol of vaardigheid bij Optimize | Teams die klantwerk via takenlijsten organiseren |
| Float | $7 tot $12 per ingeplande persoon per maand (jaarlijks) [12] | Interne tool, gratis gastaccounts [12] | Kernfunctionaliteit | Personeelsplanning en niets anders |
| Harvest + Forecast | Gratis pakket; Teams vanaf $9 per licentie plus gebruik; Forecast $5 per persoon [13][14] | Klanten ontvangen Facturen; geen portaal vermeld | Forecast, apart gefactureerd | Kleine teams die per uur factureren |
| GoCons | Gratis; €29 of €69 per maand per adviesbureau | Onbeperkt gratis klantgebruikers bij elk pakket | Geen | Contracten, dienstenabonnementen, verlengingen en inzicht voor klanten |
Een rekenvoorbeeld voor een team van acht met jaarlijkse facturatie, tegen catalogusprijs: Productive Essential kost 8 × $10 = $80 per maand, Teamwork.com Accelerate 8 × $24.99 = $199.92, Scoro Projects & Resources 8 × $29 = $232 en Float Starter 8 × $7 = $56 voor alleen personeelsplanning. GoCons Silver kost $34 per maand voor het hele bureau, maar plant geen medewerkers in en maakt geen Facturen aan. Vergelijk de tools dus op de werkzaamheden die ze ondersteunen, niet regel voor regel.
De zes alternatieven in detail
1. Productive.io: het meest vergelijkbaar met Kantata, op de schaal van een klein bureau
Productive ondersteunt dezelfde kerncyclus als Kantata: resourceplanning, urenregistratie, budgetten en winstgevendheid, facturatie, een verkooppijplijn en prognoses [7]. Essential kost $10 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturatie ($12 bij maandelijkse facturatie), Professional $25 ($29 maandelijks) en de prijs van Ultimate is op aanvraag. Elk pakket vereist minimaal 3 licenties [7]. Klanten kunnen gratis worden uitgenodigd en goedgekeurde, ten laste van budgetten geregistreerde uren bekijken, terwijl voor freelancers en externe krachten hetzelfde tarief geldt als voor werknemers [7].
De kanttekening: omzetprognoses en de Scenario Builder zijn functies van Ultimate, en terugkerende budgetten voor dienstenabonnementen zijn beschikbaar vanaf Professional [7]. Kies dit als je 10 tot 50 mensen hebt en resourceplanning met budgetbewaking de reden is dat je Kantata hebt bekeken.
2. Scoro: een modulaire PSA die je app voor app koopt
Scoro bestaat uit acht apps (Sell, Estimate, Do, Deliver, Track, Resource, Spend en Invoice) die je combineert. Combinaties beginnen bij €15 of $17 per gebruiker per maand, Projects & Resources kost €25 of $29 en de complete End-to-End-set €52 of $57. Het minimum is 5 gebruikers en jaarlijkse facturatie is 13 tot 17% goedkoper [8]. Een MCP-server voor AI-assistenten maakt deel uit van het platform [8].
De kanttekening: het klantportaal is een betaalde extra en gratis zelfstandig implementeren wordt alleen aangeboden aan teams van maximaal 15 mensen. Scoro zegt dat volledig operationeel worden enkele dagen tot enkele weken of maanden duurt [8]. Kies dit als je offertes, uitvoering en facturatie in één systeem wilt en liever alleen betaalt voor de onderdelen die je gebruikt.
3. BigTime: uren en facturatie voorop
BigTime is een PSA voor bureaus die hun tijd factureren. Essentials begint bij $20 per gebruiker per maand en omvat uren- en onkostenregistratie, facturatie en het aanmaken van Facturen, projectportfoliobeheer en integraties met QuickBooks en HubSpot. De prijzen van Advanced en Premier zijn op aanvraag [9]. Een zelfbedieningsportaal voor klanten is beschikbaar vanaf Advanced; resourcemanagement en het maken van offertes zijn aparte modules [9].
De kanttekening: de functies die op Kantata lijken (resourceplanning, offertes, het klantportaal) zitten in uitgebreidere pakketten of aanvullende modules zonder openbare prijs. Kies dit als nauwkeurige urenregistratie en correcte Facturen je grootste knelpunt zijn en resourceplanning kan wachten.
4. Teamwork.com: klantwerk in Taken, met capaciteitsplanning
Teamwork.com is projectmanagementsoftware die is gebouwd voor klantwerk. Het Free-pakket ondersteunt maximaal 5 gebruikers. Basics kost $9.99 per gebruiker per maand (minimaal 3 gebruikers) en Accelerate $24.99 (minimaal 5), beide bij jaarlijkse facturatie. Accelerate voegt planning van werkbelasting en actuele capaciteit, urenbudgetten en dienstenabonnementen toe, plus Facturen op basis van geregistreerde uren [10]. Klantgebruikers zijn gratis, al kan ieder van hen aan maximaal vijf actieve projecten deelnemen en zijn ze niet inbegrepen in het Free-pakket [10][11].
De kanttekening: plannen op basis van rol of vaardigheid, budgetten in meerdere valuta's en inzicht in winstgevendheid, de onderdelen die het dichtst bij Kantata komen, horen bij Optimize, waarvan de prijs op aanvraag is [10]. Kies dit als je team al met takenlijsten werkt en je klanten toegang tot de projecten wilt geven.
5. Float: als je vooral de personeelsplanning wilde
Als het planningsscherm de meeste indruk op je maakte tijdens de Kantata-demo, dan is Float precies daarin gespecialiseerd. Starter kost $7 per ingeplande persoon per maand bij jaarlijkse facturatie ($8.50 maandelijks) en Pro $12 ($14 maandelijks), met een proefperiode van 30 dagen. Je betaalt alleen voor de mensen die worden ingepland; alle anderen nemen gratis deel als gast [12]. Pro voegt urenregistratie, tarieflijsten per klant, ramingen van projectkosten en actuele dashboards toe [12].
De kanttekening: Float is een interne planningstool en de prijspagina vermeldt geen facturatie of klantgerichte functies. Je combineert het dus met iets anders. Kies dit als de personeelsplanning op maandag je knelpunt is en al het andere al goed werkt.
6. Harvest + Forecast: uren, Facturen en een eenvoudige planning
Harvest registreert tijd en onkosten en zet uren om in Facturen, met integraties voor Stripe, QuickBooks Online en Xero. Een Free-pakket omvat 1 licentie en 2 projecten, en Teams begint bij $9 per licentie per maand bij jaarlijkse facturatie ($11 maandelijks) [13]. Het zusterproduct Forecast verzorgt de teamplanning voor $5 per persoon per maand bij jaarlijkse facturatie, waarbij zowel de mensen die plannen als de mensen die worden ingepland meetellen [14].
De kanttekening: twee producten betekenen twee rekeningen, want Forecast wordt apart gefactureerd. Bovendien vermeldt de prijspagina van Harvest dat boven op het basistarief extra Facturen, projecten, Klanten en Taken op basis van gebruik in rekening worden gebracht [13][14]. Kies dit als je per uur factureert en de kortste weg van een tijdklok naar een factuur wilt.
Waar GoCons past: contracten, inzicht voor klanten en facturatie, zonder PSA-implementatieproject
GoCons is geen PSA, en ik zal ook niet doen alsof. Het ondersteunt het deel van de werkweek waarin kleine bureaus geld en goodwill verliezen: het contract, het werk dat daarvoor wordt uitgevoerd, wat de klant ziet en of elke periode is gefactureerd en betaald.
Alles draait om het contract. Je kiest een van de negen contracttypen, van abonnement en dienstenproject tot regie en succesvergoeding, elk met een eigen facturatiemodel, frequentie, betalingstermijn en valuta. Bij een abonnement worden het maandbedrag en de inbegrepen uren vastgelegd; bij een verlengbaar contract de verlengingsdatum en de opzegtermijn. In de automatische modus volgt de status de datums, van Gepland naar Actief naar Verlengd. Elke wijziging van een status of datum wordt vastgelegd in de contractgeschiedenis, inclusief wie de wijziging heeft aangebracht en wanneer.
Uren worden per taak geregistreerd en afgezet tegen de raming, met een voltooiingspercentage en een planningsindicator: Op schema, Risico of Te laat. Teamleden met de rol Gewone gebruiker werken de uren en voortgang van hun taken bij, maar kunnen geen datums verschuiven. Zo blijft de met de klant afgesproken planning intact.
Dan de vrijdagmail. Elke klant krijgt gratis toegang, zonder limiet op het aantal klantgebruikers, en het klantenportaal toont hun contracten, mijlpalen, taken, de gebruikte uren ten opzichte van de contractueel vastgelegde uren, factuurbedragen en facturatiegeschiedenis, en de documenten bij hun contracten. Verstuur je nog een wekelijkse rapportage, houd die dan kort en verwijs naar het portaal; het sjabloon voor een projectstatusrapport op deze blog laat zien wat het waard is om te behouden.
Aan het einde van de maand heeft elk contract een facturatieschema met één regel per periode of mijlpaal, gegenereerd op basis van de contractdatums en de frequentie. Je voegt de factuur toe die je boekhoudsoftware heeft aangemaakt. GoCons stuurt je een herinnering voordat elke regel vervalt en waarschuwt je wanneer de vervaldatum is verstreken. De klant ziet dezelfde geschiedenis. Met Silver en Gold kun je facturen als CSV exporteren voor QuickBooks Online of Xero.
GoCons heeft ook een MCP-server voor AI-assistenten: in Claude, ChatGPT (ontwikkelaarsmodus) of Visual Studio Code voeg je https://gocons.eu/mcp toe, meld je je aan en klik je op Toestaan. Je hoeft geen API-sleutels aan te maken. Dit is inbegrepen bij elk abonnement, ook Free, met een maandelijks maximumaantal aanroepen. Op de MCP-pagina staat wat een assistent kan doen, en op deze blog vind je een stapsgewijze handleiding voor Claude.
Wat GoCons niet doet
- Geen resourceplanning of capaciteitsplanning. Als de personeelsbezetting op maandag het knelpunt is, combineer het dan met Float of kies Productive.
- Geen timer of urenstaat-app: uren worden op taken geregistreerd.
- Geen Gantt-diagrammen.
- Het maakt geen facturen aan, verwerkt geen kaartbetalingen en doet geen boekhouding.
- Geen CRM-pijplijn, offertemodule of elektronische handtekening, en geen chat of reactiethreads in de app.
- Geen native mobiele apps (het is een responsieve webapp) en geen whitelabelopties of eigen domeinen.
Prijzen en veelgehoorde bezwaren
De prijs geldt per adviesbureau, niet per gebruiker. Op het moment van schrijven kost Free niets en omvat het 2 teamgebruikers, 10 actieve contracten en onbeperkt klantgebruikers, zonder dat een betaalkaart nodig is. Silver kost €29 ($34) per maand voor 10 teamgebruikers, onbeperkt contracten, de REST API en factuurexport. Gold kost €69 ($79) voor 30 teamgebruikers, eenmalige aanmelding via Microsoft Entra ID en ondersteuning met voorrang. De actuele bedragen staan op de prijspagina.
Heb je een implementatieproject nodig? Nee: maak een account aan, voeg een contract toe en nodig de klant uit. Moet je klant iets betalen of installeren? Nee, die logt gratis in via een browser. Wat als je vertrekt? Een beheerder kan op elk moment alles downloaden, bij elk abonnement, ook Free: één zipbestand met elk contract, elke klant en elk teamlid als Excel-bestanden, en alle documenten in hun mappen.
Veelgestelde vragen
Wat is het beste alternatief voor Kantata voor een klein adviesbureau?
Dat hangt af van wat je nodig hebt. Productive komt het dichtst in de buurt van een volledige PSA op de schaal van een klein bureau, Float richt zich uitsluitend op planning en Harvest met Forecast ondersteunt facturatie op uurbasis. Als je knelpunten bij contracten, verlengingen en inzicht voor klanten liggen, biedt GoCons daarvoor ondersteuning zonder implementatieproject.
Is er een gratis alternatief voor Kantata?
Kantata heeft geen openbare prijs en geen gratis abonnement. Op het moment van schrijven heeft Teamwork.com een Free-abonnement voor maximaal 5 gebruikers, Harvest een Free-abonnement met 1 gebruikerslicentie en 2 projecten, en GoCons een Free-abonnement met 2 teamgebruikers, 10 actieve contracten en onbeperkt klantgebruikers.
Bij welke alternatieven voor Kantata kunnen klanten gratis inloggen?
Productive brengt geen kosten in rekening voor klanten, klantgebruikers van Teamwork.com zijn gratis bij betaalde abonnementen met een limiet van vijf actieve projecten per klantgebruiker, en GoCons biedt onbeperkt klantgebruikers bij elk abonnement. Voor een breder overzicht kun je mijn vergelijking van klantenportaalsoftware bekijken.
Hoelang duurt overstappen?
Volgens Kantata's eigen blog duurt de uitrol bij middelgrote organisaties 6 tot 8 weken, op basis van wat gebruikers melden [1]. De meeste alternatieven hier bieden om te beginnen een gratis abonnement of een proefperiode van 14 tot 30 dagen waarmee je in de praktijk aan de slag kunt. In GoCons betekent een contract overzetten dat je de datums, bedragen en inbegrepen uren invoert en vervolgens de klant uitnodigt.
Begin met het contract dat de meeste e-mails oplevert
Kies de klant die het vaakst vraagt "waar staan we?", zet dat contract met de bijbehorende taken en het facturatieschema in GoCons en nodig de klant uit. Je hoeft geen betaalkaartgegevens in te voeren en niets te installeren. Maak je gratis GoCons-account aan.
Bronnen
- Kantata, "Feit of fictie: de grootste mythes over Kantata ontkracht", https://www.kantata.com/blog/article/fact-vs-fiction-busting-the-biggest-myths-about-kantata (geraadpleegd in oktober 2026).
- Kantata, "Toonaangevende PSA-software voor zakelijke dienstverleners", https://www.kantata.com/psa (geraadpleegd in oktober 2026).
- Kantata-kennisbank, "Overzicht van de Kantata MCP-server", https://knowledge.kantata.com/hc/en-us/articles/54639379181979-Kantata-MCP-Server-Overview (geraadpleegd in oktober 2026).
- Capterra, "Kantata", https://www.capterra.com/p/110832/Mavenlink/ (geraadpleegd in oktober 2026).
- Kantata, "Prijs aanvragen", https://www.kantata.com/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).
- Kantata-kennisbank, "Overzicht van gebruikerstypen", https://knowledge.kantata.com/hc/en-us/articles/12016642054171 (geraadpleegd in oktober 2026).
- Productive, "Prijzen & abonnementen", https://productive.io/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).
- Scoro, "Abonnementen & prijzen", https://www.scoro.com/pricing/ (geraadpleegd in oktober 2026).
- BigTime, "Prijzen: automatiseringssoftware voor zakelijke dienstverleners", https://www.bigtime.net/pricing/ (geraadpleegd in oktober 2026).
- Teamwork.com, "Abonnementen en prijzen", https://www.teamwork.com/pricing/ (geraadpleegd in oktober 2026).
- Teamwork.com-ondersteuning, "Typen gebruikerslicenties van Teamwork.com", https://support.teamwork.com/projects/people/license-types (geraadpleegd in oktober 2026).
- Float, "Prijzen van Float", https://www.float.com/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).
- Harvest, "Tijdbeheer & facturatie tegen voordelige prijzen", https://www.getharvest.com/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).
- Harvest, "Prijzen van tijdplanningssoftware: Harvest Forecast", https://www.getharvest.com/forecast/pricing (geraadpleegd in oktober 2026).
© 2026 Mourinho Solutions. Alle rechten voorbehouden.
