A demonstração do Kantata correu bem. As vistas de afetação de recursos impressionaram, as previsões de margem superaram tudo o que as suas folhas de cálculo conseguem produzir e, depois, a conversa passou para o plano de implementação e para um preço que só é apresentado mediante proposta. É geralmente nesse momento que um sócio de uma consultora de dez pessoas abre um novo separador e começa a procurar alternativas ao Kantata.
Entretanto, os problemas que o levaram à demonstração continuam por resolver. À segunda-feira, alguém refaz manualmente a folha de afetação da equipa. À sexta-feira, o responsável de projeto copia as horas da folha de horas para um relatório de situação, porque o cliente voltou a enviar um email a perguntar em que ponto está o trabalho. No final do mês, descobre que uma avença esgotou as horas incluídas logo na segunda semana e que ninguém avisou o cliente.
Analisei esta decisão de várias perspetivas. Lecionei investigação operacional, a disciplina subjacente ao software de planeamento de recursos, na Universidade do Porto. Na SISTRADE e na UNICEF, estive do lado de quem compra software e contrata serviços de consultoria. E, na Mourinho Solutions, criámos a nossa própria ferramenta, o GoCons, para os nossos projetos de consultoria, antes de a disponibilizarmos a outras empresas. Seguem-se seis alternativas com preços que pode verificar, uma análise franca de quando o Kantata continua a ser a escolha certa e uma explicação de onde se enquadra o nosso produto.
O que o Kantata faz bem e para quem foi concebido
O Kantata (anteriormente Mavenlink) é uma plataforma de automatização de serviços profissionais (PSA). Liga a gestão e previsão de recursos, a execução de projetos, o registo de horas e a gestão financeira, incluindo a faturação, e integra-se com Salesforce, QuickBooks, NetSuite, Xero, Slack e Microsoft Teams [2]. Se o seu problema é manter oitenta consultores ocupados em três países e moedas, é precisamente essa profundidade que está a pagar.
Os utilizadores avaliam-no bem: 4,2 em 5, com base em 629 avaliações no Capterra, com 4,0 tanto na facilidade de utilização como na relação qualidade/preço. O resumo de vantagens e desvantagens do Capterra também refere o «custo elevado para pequenas equipas», a par dos elogios aos relatórios [4].
O que distingue o Kantata é a franqueza com que aborda a sua adequação. Num artigo do seu próprio blogue, atualizado em julho de 2026, o Kantata afirma que os avaliadores o recomendam para organizações com 50 ou mais recursos faturáveis, que os utilizadores referem frequentemente 6 a 8 semanas de implementação para organizações de média dimensão e 3 a 6 meses para implementações em grandes empresas, e que uma agência de 10 pessoas com uma única entidade e uma única moeda não precisa de tanta profundidade. Chama-lhe «uma declaração intencional de adequação» [1]. Os preços seguem a mesma lógica: não existe uma tabela de preços pública e um consultor de PSA prepara um plano em função do número de pessoas, entidades, moedas e integrações [1][5].
Os clientes acedem à área de cliente de um projeto, geralmente como participantes externos sem licença, com uma vista limitada da informação desse projeto [6]. O Kantata também tem um servidor MCP para Claude e ChatGPT com mais de 150 ferramentas; exige a ativação do Kantata AI e um administrador cria uma aplicação OAuth cujo ID e segredo são colados na ferramenta de IA [3].
Quando o Kantata é a escolha certa
- Tem 50 ou mais profissionais faturáveis, várias entidades jurídicas ou moedas e alguém responsável pela taxa de utilização.
- Precisa de previsões de receitas e de dados financeiros dos projetos ligados ao Salesforce ou ao NetSuite.
- Pode designar um responsável interno dedicado a uma implementação de seis semanas ou mais.
Do que uma pequena consultora precisa, em alternativa
A afetação de recursos é um problema clássico de investigação operacional, e lecionei variantes desse problema durante anos. A lição franca dessas aulas é que a otimização compensa quando um problema é demasiado grande para ser compreendido de relance. Oito consultores e quinze trabalhos de consultoria cabem num único ecrã. Com essa dimensão, as falhas dispendiosas raramente têm que ver com quem está afeto a quê. Acontecem nas lacunas entre o contrato, o trabalho e o cliente.
Percorra uma semana normal e identifique o que realmente falha:
- Afetação da equipa à segunda-feira. Quem trabalha em quê nesta semana. Com menos de 20 pessoas, um calendário partilhado ou uma ferramenta simples de planeamento costuma ser suficiente.
- Horas face ao orçamento. Os consultores registam horas todos os dias e alguém tem de detetar que uma tarefa ou uma avença está prestes a ultrapassar o previsto, antes de o cliente o descobrir numa fatura.
- A atualização de sexta-feira. O cliente pergunta «em que ponto estamos?» e a resposta está dispersa por uma lista de tarefas, uma folha de horas e três trocas de emails.
- Faturação no final do mês. O seu software de contabilidade emite a fatura, mas ninguém assume a responsabilidade de saber a que período diz respeito e se foi paga.
- Renovações e prazos de pré-aviso. A data de fim está num PDF assinado e o prazo de pré-aviso termina antes de alguém o abrir.
O Kantata é mais forte nos dois primeiros pontos. As pequenas empresas costumam sentir dificuldades do segundo ao quinto. É esta a perspetiva da comparação que se segue: adequar a ferramenta ao trabalho que tem, não ao trabalho de uma empresa de 200 pessoas.
Comparação de alternativas ao Kantata
Todos os preços são preços de tabela à data de redação (outubro de 2026), retirados da página de preços de cada fornecedor, e a maioria pressupõe faturação anual.
| Ferramenta | Preço | Acesso para clientes | Planeamento de recursos | Mais adequado para |
|---|---|---|---|---|
| Kantata | Apenas mediante proposta [5] | Área de cliente de um projeto, com vista limitada [6] | Ponto forte central, com previsões | 50 ou mais profissionais faturáveis, várias entidades |
| Productive.io | 10 $ a 25 $ por utilizador por mês (anual), Ultimate sob consulta, mínimo de 3 licenças [7] | Convites gratuitos para clientes [7] | Incluído a partir do Essential | 10 a 50 pessoas que procuram um PSA mais simples |
| Scoro | Desde 15 € / 17 $ por utilizador por mês, mínimo de 5 utilizadores [8] | O portal de clientes é um extra pago [8] | Aplicação Resource, em combinações a partir de 25 € / 29 $ | Propostas, execução e faturação num único sistema |
| BigTime | Essentials desde 20 $ por utilizador por mês, planos superiores sob consulta [9] | Portal de autosserviço a partir do Advanced [9] | Módulo separado [9] | Empresas que faturam horas e querem faturas claras |
| Teamwork.com | Gratuito até 5 utilizadores; 9,99 $ a 24,99 $ por utilizador por mês (anual) [10] | Utilizadores clientes gratuitos, cinco projetos ativos por utilizador [11] | Capacidade a partir do Accelerate, por função ou competência no Optimize | Equipas que gerem o trabalho para clientes através de listas de tarefas |
| Float | 7 $ a 12 $ por pessoa incluída no planeamento por mês (anual) [12] | Ferramenta interna, acessos gratuitos para convidados [12] | Ponto forte central | Planeamento da equipa e nada mais |
| Harvest + Forecast | Plano gratuito; Teams desde 9 $ por licença, acrescido de utilização; Forecast a 5 $ por pessoa [13][14] | Os clientes recebem faturas; não é indicado nenhum portal | Forecast, faturado separadamente | Pequenas equipas que faturam à hora |
| GoCons | Gratuito; 29 € ou 69 € por mês por consultora | Utilizadores clientes gratuitos e ilimitados em todos os planos | Não disponível | Contratos, avenças, renovações e visibilidade para o cliente |
Um exemplo de cálculo para uma equipa de oito pessoas com faturação anual, a preços de tabela: o Productive Essential custa 8 × 10 $ = 80 $ por mês, o Teamwork.com Accelerate 8 × 24,99 $ = 199,92 $, o Scoro Projects & Resources 8 × 29 $ = 232 $ e o Float Starter 8 × 7 $ = 56 $ apenas para planeamento da equipa. O GoCons Silver custa 34 $ por mês para toda a empresa, mas não faz o planeamento de pessoas nem emite faturas, por isso compare as ferramentas por função, não linha a linha.
As seis alternativas em detalhe
1. Productive.io: o mais próximo do Kantata à escala de uma pequena empresa
O Productive abrange o mesmo ciclo essencial do Kantata: planeamento de recursos, registo de horas, orçamentos e rentabilidade, faturação, gestão de oportunidades comerciais e previsões [7]. O Essential custa 10 $ por utilizador por mês com faturação anual (12 $ com faturação mensal), o Professional 25 $ (29 $ com faturação mensal) e o preço do Ultimate está disponível sob consulta. Todos os planos exigem pelo menos 3 licenças [7]. Os clientes podem ser convidados gratuitamente e consultar as horas registadas e aprovadas face aos orçamentos, enquanto os profissionais independentes e prestadores de serviços pagam o mesmo que os colaboradores [7].
A ressalva: as previsões de receitas e o Scenario Builder são funcionalidades do Ultimate, e os orçamentos recorrentes para avenças estão disponíveis a partir do Professional [7]. Escolha-o se tem 10 a 50 pessoas e o planeamento de recursos com controlo orçamental é o motivo pelo qual considerou o Kantata.
2. Scoro: um PSA modular que se compra aplicação a aplicação
O Scoro é composto por oito aplicações (Sell, Estimate, Do, Deliver, Track, Resource, Spend e Invoice) que pode combinar. As combinações começam nos 15 € ou 17 $ por utilizador por mês, o Projects & Resources custa 25 € ou 29 $ e o conjunto completo End-to-End custa 52 € ou 57 $. O mínimo é de 5 utilizadores e a faturação anual é 13 a 17% mais barata [8]. Um servidor MCP para assistentes de IA faz parte da plataforma [8].
A ressalva: o portal de clientes é um extra pago e a configuração autónoma gratuita só é disponibilizada a equipas de até 15 pessoas. O Scoro afirma que ficar plenamente operacional demora entre alguns dias e algumas semanas ou meses [8]. Escolha-o se quer propostas, execução e faturação num único sistema e prefere pagar apenas pelos componentes que utiliza.
3. BigTime: primeiro, horas e faturação
O BigTime é um PSA para empresas que faturam o seu tempo. O Essentials começa nos 20 $ por utilizador por mês e inclui registo de horas e despesas, faturação e emissão de faturas, gestão de portefólios de projetos e integrações com QuickBooks e HubSpot. Os preços do Advanced e do Premier estão disponíveis sob consulta [9]. O portal de autosserviço para clientes está disponível a partir do Advanced, e a gestão de recursos e a elaboração de propostas são módulos separados [9].
A ressalva: as funcionalidades que se assemelham ao Kantata (afetação de recursos, propostas e portal de clientes) estão nos planos superiores ou em módulos adicionais sem preço público. Escolha-o se a precisão das horas e das faturas é a sua principal dificuldade e a afetação de recursos pode esperar.
4. Teamwork.com: trabalho para clientes organizado em tarefas, com planeamento de capacidade
O Teamwork.com é uma ferramenta de gestão de projetos concebida para o trabalho com clientes. O plano Free abrange até 5 utilizadores. O Basics custa 9,99 $ por utilizador por mês (mínimo de 3 utilizadores) e o Accelerate 24,99 $ (mínimo de 5), ambos com faturação anual. O Accelerate acrescenta planeamento da carga de trabalho e da capacidade em tempo real, orçamentos de horas e avenças, e faturas criadas a partir do tempo registado [10]. Os utilizadores clientes são gratuitos, embora cada um possa participar, no máximo, em cinco projetos ativos, e o plano Free não os inclui [10][11].
A ressalva: o planeamento por função ou competência, os orçamentos em várias moedas e as análises de rentabilidade, as componentes mais próximas do Kantata, pertencem ao Optimize, cujo preço está disponível sob consulta [10]. Escolha-o se a sua equipa já trabalha com listas de tarefas e quer incluir os clientes nos projetos.
5. Float: quando o que procurava era o planeamento da equipa
Se o ecrã que o impressionou na demonstração do Kantata foi o de planeamento, o Float especializa-se precisamente nessa função. O Starter custa 7 $ por pessoa incluída no planeamento por mês com faturação anual (8,50 $ com faturação mensal) e o Pro 12 $ (14 $ com faturação mensal), com um período experimental de 30 dias. Paga apenas pelas pessoas incluídas no planeamento; todas as outras acedem como convidados gratuitos [12]. O Pro acrescenta registo de horas, tabelas de preços por cliente, estimativas de custos de projetos e painéis em tempo real [12].
A ressalva: o Float é uma ferramenta de planeamento interno e a sua página de preços não indica faturação nem funcionalidades destinadas aos clientes, pelo que deve ser combinado com outra solução. Escolha-o se a afetação da equipa à segunda-feira é o seu estrangulamento e tudo o resto já funciona.
6. Harvest + Forecast: horas, faturas e um planeamento simples
O Harvest regista horas e despesas e transforma horas em faturas, com integrações com Stripe, QuickBooks Online e Xero. O plano Free inclui 1 licença e 2 projetos, e o Teams começa nos 9 $ por licença por mês com faturação anual (11 $ com faturação mensal) [13]. O seu produto complementar, o Forecast, trata do planeamento da equipa por 5 $ por pessoa por mês com faturação anual, contabilizando tanto as pessoas que fazem o planeamento como aquelas que nele são incluídas [14].
A ressalva: dois produtos significam duas contas, porque o Forecast é faturado separadamente, e a página de preços do Harvest indica que, além do preço base, as faturas, projetos, clientes e tarefas adicionais são cobrados em função da utilização [13][14]. Escolha-o se fatura à hora e quer o caminho mais curto entre o cronómetro e a fatura.
Onde se enquadra o GoCons: contratos, visibilidade para o cliente e faturação, sem um projeto de implementação de PSA
O GoCons não é um PSA, e não vou fingir que é. Abrange a parte da semana em que as pequenas empresas perdem dinheiro e a confiança dos clientes: o contrato, o trabalho realizado no seu âmbito, o que o cliente vê e se cada período foi faturado e pago.
Tudo gira em torno do contrato. Escolhe um de nove tipos de contrato, desde Avença e Projeto de Serviços a Tempo e Materiais e Honorários de Sucesso, cada um com o seu modelo de faturação, periodicidade, prazo de pagamento e moeda. Uma avença guarda o valor mensal e as horas incluídas; um contrato renovável guarda a data de renovação e o prazo de pré-aviso. No modo Automático, o estado acompanha as datas, passando de Agendado a Ativo e a Renovado, e cada alteração de estado ou data fica no histórico do contrato, com indicação de quem a fez e quando.
As horas são registadas nas tarefas, face à estimativa, com uma percentagem de conclusão e um indicador de cumprimento do calendário: Dentro do Prazo, Em Risco ou Em Atraso. Os membros da equipa com o perfil de Utilizador Normal atualizam as horas e o progresso das suas tarefas, mas não podem alterar datas, pelo que o plano acordado com o cliente se mantém.
Depois, há o email de sexta-feira. Cada cliente recebe um acesso gratuito, sem limite de utilizadores, e o portal do cliente apresenta os seus contratos, marcos, tarefas, as horas utilizadas face às contratadas, os valores e o histórico de faturação e os documentos dos seus contratos. Se continuar a enviar um relatório semanal, mantenha-o breve e remeta para o portal; o modelo de relatório de estado do projeto deste blogue mostra o que vale a pena manter.
No final do mês, cada contrato tem um calendário de faturação com uma linha por período ou marco, gerado a partir das datas e da periodicidade do contrato. Anexa a fatura emitida pelo seu software de contabilidade, o GoCons envia um lembrete antes do vencimento de cada linha e um alerta quando alguma fica em atraso, e o cliente vê o mesmo histórico. Nos planos Silver e Gold, as faturas podem ser exportadas em CSV para o QuickBooks Online ou o Xero.
O GoCons também tem um servidor MCP para assistentes de IA: no Claude, no ChatGPT (modo de programador) ou no Visual Studio Code, adiciona https://gocons.eu/mcp, inicia sessão e clica em Permitir, sem precisar de criar chaves API. Está incluído em todos os planos, incluindo o Free, dentro de um limite mensal de chamadas; a página MCP enumera o que um assistente pode fazer, e existe um guia passo a passo para o Claude neste blogue.
O que o GoCons não faz
- Não tem agendamento de recursos nem planeamento de capacidade. Se a afetação de pessoal à segunda-feira for o principal obstáculo, combine-o com o Float ou escolha o Productive.
- Não tem cronómetro nem aplicação de folhas de horas: as horas são registadas nas tarefas.
- Não tem diagramas de Gantt.
- Não emite faturas, não aceita pagamentos com cartão nem faz contabilidade.
- Não tem pipeline de CRM, criador de propostas ou assinatura eletrónica, nem chat ou conversas de comentários na aplicação.
- Não tem aplicações móveis nativas (é uma aplicação web responsiva), nem permite utilizar uma marca própria ou domínios personalizados.
Preços e objeções habituais
O preço é por consultora, não por utilizador. À data de redação, o Free não tem custos e inclui 2 utilizadores de equipa, 10 contratos ativos e utilizadores de cliente ilimitados, sem necessidade de cartão. O Silver custa €29 ($34) por mês para 10 utilizadores de equipa, contratos ilimitados, a API REST e exportação de faturas, e o Gold custa €69 ($79) para 30 utilizadores de equipa, início de sessão único com Microsoft Entra ID e suporte prioritário. Os valores atuais estão na página de preços.
É necessário um projeto de implementação? Não: crie a conta, adicione um contrato e convide o cliente. O cliente terá de pagar ou instalar alguma coisa? Não, inicia sessão gratuitamente num navegador. E se decidir deixar de usar o serviço? Um Administrador pode descarregar tudo a qualquer momento, em qualquer plano, incluindo o Free: um ficheiro zip com todos os contratos, clientes e membros da equipa em ficheiros Excel, e todos os documentos nas respetivas pastas.
Perguntas frequentes
Qual é a melhor alternativa ao Kantata para uma pequena consultora?
Depende do que precisa de fazer. O Productive é o PSA completo mais próximo, à escala de uma pequena empresa, o Float cobre apenas o agendamento e o Harvest com o Forecast cobre a faturação à hora. Se o seu problema são os contratos, as renovações e a visibilidade para o cliente, o GoCons cobre essa área sem um projeto de implementação.
Existe uma alternativa gratuita ao Kantata?
O Kantata não tem preços públicos nem plano gratuito. À data de redação, o Teamwork.com tem um plano Free para até 5 utilizadores, o Harvest tem um plano Free com 1 utilizador e 2 projetos, e o GoCons tem um plano Free com 2 utilizadores de equipa, 10 contratos ativos e utilizadores de cliente ilimitados.
Que alternativas ao Kantata permitem aos clientes iniciar sessão gratuitamente?
O Productive não cobra pelos clientes, os utilizadores de cliente do Teamwork.com são gratuitos nos planos pagos, com um limite de cinco projetos ativos por utilizador, e o GoCons inclui utilizadores de cliente ilimitados em todos os planos. Para uma perspetiva mais abrangente, consulte a minha comparação de software de portal do cliente.
Quanto tempo demora a mudança?
O próprio blogue do Kantata aponta para 6 a 8 semanas nas implementações de média dimensão, citando os relatos dos seus utilizadores [1]. A maioria das alternativas aqui apresentadas permite começar com um plano gratuito ou um período experimental de 14 a 30 dias que pode utilizar com trabalho real. No GoCons, transferir um contrato significa introduzir as suas datas, valores e horas incluídas e, depois, convidar o cliente.
Comece pelo contrato que gera mais emails
Escolha o cliente que mais pergunta «em que ponto estamos?», coloque esse contrato no GoCons com as respetivas tarefas e calendário de faturação e convide-o. Não precisa de introduzir um cartão nem de instalar nada. Crie a sua conta gratuita no GoCons.
Referências
- Kantata, «Factos e ficção: desfazer os maiores mitos sobre o Kantata», https://www.kantata.com/blog/article/fact-vs-fiction-busting-the-biggest-myths-about-kantata (consultado em outubro de 2026).
- Kantata, «Software PSA de referência para serviços profissionais», https://www.kantata.com/psa (consultado em outubro de 2026).
- Base de Conhecimento do Kantata, «Visão geral do servidor MCP do Kantata», https://knowledge.kantata.com/hc/en-us/articles/54639379181979-Kantata-MCP-Server-Overview (consultado em outubro de 2026).
- Capterra, «Kantata», https://www.capterra.com/p/110832/Mavenlink/ (consultado em outubro de 2026).
- Kantata, «Pedir preços», https://www.kantata.com/pricing (consultado em outubro de 2026).
- Base de Conhecimento do Kantata, «Visão geral dos tipos de utilizador», https://knowledge.kantata.com/hc/en-us/articles/12016642054171 (consultado em outubro de 2026).
- Productive, «Preços e planos», https://productive.io/pricing (consultado em outubro de 2026).
- Scoro, «Planos e preços», https://www.scoro.com/pricing/ (consultado em outubro de 2026).
- BigTime, «Preços: software de automatização de serviços profissionais», https://www.bigtime.net/pricing/ (consultado em outubro de 2026).
- Teamwork.com, «Planos e preços», https://www.teamwork.com/pricing/ (consultado em outubro de 2026).
- Suporte do Teamwork.com, «Tipos de licença de utilizador do Teamwork.com», https://support.teamwork.com/projects/people/license-types (consultado em outubro de 2026).
- Float, «Preços do Float», https://www.float.com/pricing (consultado em outubro de 2026).
- Harvest, «Gestão de tempo e faturação a preços acessíveis», https://www.getharvest.com/pricing (consultado em outubro de 2026).
- Harvest, «Preços do software de planeamento de tempo: Harvest Forecast», https://www.getharvest.com/forecast/pricing (consultado em outubro de 2026).
© 2026 Mourinho Solutions. Todos os direitos reservados.
