La demostración de Kantata fue bien. Las vistas de asignación de recursos impresionaban, las previsiones de margen superaban todo lo que producen tus hojas de cálculo y, entonces, la conversación pasó al plan de implantación y a un precio que solo se facilita mediante presupuesto. Ese suele ser el momento en que un socio de una consultora de diez personas abre otra pestaña y empieza a buscar alternativas a Kantata.
Mientras tanto, los problemas que te llevaron a solicitar la demostración siguen sobre tu mesa. El lunes, alguien rehace a mano la hoja de asignación de personal. El viernes, el responsable del proyecto copia las horas del parte de horas en un informe de situación, porque el cliente ha vuelto a escribir para preguntar cómo va todo. A final de mes descubres que un servicio recurrente agotó las horas incluidas en la segunda semana y nadie avisó al cliente.
He analizado esta decisión desde varios ángulos. Impartí investigación operativa, la disciplina en la que se basa el software de planificación de recursos, en la Universidad de Oporto. En SISTRADE y UNICEF estuve del lado del comprador en contratos de software y consultoría. Y en Mourinho Solutions desarrollamos nuestra propia herramienta, GoCons, para nuestros proyectos de consultoría antes de abrirla a otras empresas. A continuación presento seis alternativas con precios que puedes comprobar, una valoración sincera de cuándo Kantata sigue siendo la opción adecuada y una explicación de dónde encaja nuestro producto.
Qué hace bien Kantata y para quién está diseñado
Kantata (antes Mavenlink) es una plataforma de automatización de servicios profesionales (PSA). Conecta la gestión de recursos y las previsiones, la ejecución de proyectos, el registro de tiempo y la gestión financiera, incluida la facturación, y se integra con Salesforce, QuickBooks, NetSuite, Xero, Slack y Microsoft Teams [2]. Si tu problema es mantener ocupados a ochenta consultores en tres países y con distintas divisas, esa profundidad es precisamente lo que estás pagando.
Los usuarios lo valoran positivamente: 4,2 sobre 5 a partir de 629 opiniones en Capterra, con un 4,0 tanto en facilidad de uso como en relación calidad-precio. El resumen de ventajas e inconvenientes de Capterra también incluye un «coste elevado para equipos pequeños», junto con elogios a sus informes [4].
Lo que distingue a Kantata es la franqueza con la que explica para quién resulta adecuado. En una entrada de su propio blog, actualizada en julio de 2026, Kantata afirma que quienes lo reseñan lo recomiendan para organizaciones con 50 o más recursos facturables, que los usuarios suelen mencionar entre 6 y 8 semanas de implantación en organizaciones medianas y entre 3 y 6 meses en despliegues de grandes empresas, y que una agencia de 10 personas con una entidad y una divisa no necesita tanta profundidad. Lo denomina «una declaración deliberada sobre a quién va dirigido» [1]. Los precios siguen la misma lógica: no hay una tarifa pública y un asesor de PSA elabora un plan en función de tu plantilla, entidades, divisas e integraciones [1][5].
Los clientes acceden al área de cliente de un proyecto, normalmente como participantes externos sin licencia, con una vista limitada de la información de ese proyecto [6]. Kantata también dispone de un servidor MCP para Claude y ChatGPT con más de 150 herramientas; requiere activar Kantata AI y que un administrador cree una aplicación OAuth cuyo ID y secreto se pegan en la herramienta de IA [3].
Cuándo Kantata es la elección adecuada
- Tienes 50 o más profesionales facturables, varias entidades jurídicas o divisas y una persona encargada de la tasa de utilización.
- Necesitas previsiones de ingresos y datos financieros de proyectos conectados con Salesforce o NetSuite.
- Puedes asignar a una persona de tu equipo la responsabilidad exclusiva de una implantación de seis semanas o más.
Qué necesita, en cambio, una pequeña consultora
La asignación de recursos es un problema clásico de investigación operativa, del que impartí distintas variantes durante años. La lección sincera de aquellas clases es que la optimización compensa cuando un problema es demasiado grande para abarcarlo de un vistazo. Ocho consultores y quince encargos caben en una pantalla. A esa escala, los fallos costosos rara vez tienen que ver con quién está asignado a cada trabajo. Se producen en las desconexiones entre el contrato, el trabajo y el cliente.
Repasa una semana normal y anota qué es lo que realmente falla:
- La asignación del lunes. Quién trabaja en qué esta semana. Con menos de 20 personas, un calendario compartido o una herramienta sencilla de planificación suele bastar.
- Las horas frente al presupuesto. Los consultores registran sus horas a diario y alguien tiene que detectar que una tarea o un servicio recurrente está a punto de superar lo previsto antes de que el cliente lo vea en una factura.
- La actualización del viernes. El cliente pregunta «¿cómo vamos?» y la respuesta está repartida entre una lista de tareas, una hoja de horas y tres hilos de correo.
- La facturación de fin de mes. Tu software contable emite la factura, pero nadie se responsabiliza de comprobar qué periodo cubría y si se ha pagado.
- Las renovaciones y los plazos de preaviso. La fecha de finalización está en un PDF firmado y el plazo de preaviso vence antes de que nadie lo abra.
Kantata destaca sobre todo en los dos primeros puntos. Las pequeñas empresas suelen sufrir los problemas del segundo al quinto. Ese es el enfoque de la comparación que sigue: elige la herramienta que encaje con tu trabajo, no con el de una empresa de 200 personas.
Comparativa de alternativas a Kantata
Todos los precios son tarifas de catálogo en el momento de redactar este artículo (octubre de 2026), obtenidas de la página de precios de cada proveedor, y la mayoría presuponen facturación anual.
| Herramienta | Precio | Acceso de clientes | Planificación de recursos | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| Kantata | Solo bajo presupuesto [5] | Área de cliente de un proyecto, con vista limitada [6] | Su principal punto fuerte, con previsiones | 50 o más profesionales facturables y varias entidades |
| Productive.io | De 10 a 25 $ por usuario al mes (pago anual), Ultimate bajo presupuesto, mínimo de 3 licencias [7] | Invitación gratuita para clientes [7] | Incluida desde Essential | Equipos de 10 a 50 personas que buscan un PSA más ligero |
| Scoro | Desde 15 € / 17 $ por usuario al mes, mínimo de 5 usuarios [8] | El portal de clientes es un complemento de pago [8] | Aplicación Resource, en combinaciones desde 25 € / 29 $ | Presupuestos, ejecución y facturación en un solo sistema |
| BigTime | Essentials desde 20 $ por usuario al mes, planes superiores bajo presupuesto [9] | Portal de autoservicio desde Advanced [9] | Módulo independiente [9] | Empresas que facturan por horas y quieren facturas claras |
| Teamwork.com | Gratis hasta 5 usuarios; de 9,99 a 24,99 $ por usuario al mes (pago anual) [10] | Usuarios cliente gratuitos, con cinco proyectos activos cada uno [11] | Capacidad desde Accelerate; por función o competencia en Optimize | Equipos que organizan el trabajo para clientes en listas de tareas |
| Float | De 7 a 12 $ por persona planificada al mes (pago anual) [12] | Herramienta interna, con acceso gratuito para invitados [12] | Su principal punto fuerte | Planificación de personal, y nada más |
| Harvest + Forecast | Plan gratuito; Teams desde 9 $ por licencia más consumo; Forecast, 5 $ por persona [13][14] | Los clientes reciben facturas; no se indica ningún portal | Forecast, facturado por separado | Equipos pequeños que facturan por horas |
| GoCons | Gratis; 29 € o 69 € al mes por consultora | Usuarios cliente gratuitos e ilimitados en todos los planes | No incluye | Contratos, servicios recurrentes, renovaciones y visibilidad para el cliente |
Un ejemplo con cifras para un equipo de ocho personas con facturación anual y a precio de catálogo: Productive Essential cuesta 8 × 10 $ = 80 $ al mes; Teamwork.com Accelerate, 8 × 24,99 $ = 199,92 $; Scoro Projects & Resources, 8 × 29 $ = 232 $; y Float Starter, 8 × 7 $ = 56 $ solo para planificación. GoCons Silver cuesta 34 $ al mes para toda la empresa, pero no planifica personal ni emite facturas, así que compara las herramientas por el trabajo que resuelven, no línea por línea.
Las seis alternativas en detalle
1. Productive.io: lo más parecido a Kantata a escala de pequeña empresa
Productive cubre el mismo ciclo básico que Kantata: planificación de recursos, registro de tiempo, presupuestos y rentabilidad, facturación, seguimiento de oportunidades comerciales y previsiones [7]. Essential cuesta 10 $ por usuario al mes con facturación anual (12 $ con pago mensual); Professional, 25 $ (29 $ con pago mensual); y Ultimate se ofrece bajo presupuesto. Todos los planes requieren al menos 3 licencias [7]. Se puede invitar a los clientes gratis y estos pueden ver el tiempo aprobado registrado respecto a los presupuestos, mientras que los autónomos y colaboradores externos pagan lo mismo que los empleados [7].
La limitación: las previsiones de ingresos y Scenario Builder son funciones de Ultimate, y los presupuestos recurrentes para servicios de cuota periódica están disponibles a partir de Professional [7]. Elígelo si tienes entre 10 y 50 personas y la planificación de recursos con control presupuestario es el motivo por el que te interesaste por Kantata.
2. Scoro: un PSA modular que contratas aplicación por aplicación
Scoro se compone de ocho aplicaciones (Sell, Estimate, Do, Deliver, Track, Resource, Spend e Invoice) que puedes combinar. Las combinaciones parten de 15 € o 17 $ por usuario al mes; Projects & Resources cuesta 25 € o 29 $, y el conjunto completo End-to-End, 52 € o 57 $. El mínimo es de 5 usuarios y la facturación anual resulta entre un 13 y un 17 % más económica [8]. La plataforma incluye un servidor MCP para asistentes de IA [8].
La limitación: el portal de clientes es un complemento de pago y la puesta en marcha autónoma gratuita solo se ofrece a equipos de hasta 15 personas. Scoro indica que estar plenamente operativo lleva desde unos días hasta unas semanas o meses [8]. Elígelo si quieres presupuestos, ejecución y facturación en un solo sistema y prefieres pagar únicamente por los componentes que utilizas.
3. BigTime: primero, el tiempo y la facturación
BigTime es un PSA para empresas que facturan su tiempo. Essentials parte de 20 $ por usuario al mes e incluye registro de tiempo y gastos, gestión de facturación y emisión de facturas, gestión de la cartera de proyectos e integraciones con QuickBooks y HubSpot. Advanced y Premier se ofrecen bajo presupuesto [9]. El portal de autoservicio para clientes está disponible desde Advanced, y la gestión de recursos y la elaboración de presupuestos son módulos independientes [9].
La limitación: las funciones que se asemejan a Kantata (asignación de recursos, presupuestos y portal de clientes) se encuentran en planes superiores o módulos adicionales sin precio público. Elígelo si tu principal problema es la precisión de las horas y las facturas, y la asignación de recursos puede esperar.
4. Teamwork.com: trabajo para clientes organizado en tareas, con planificación de capacidad
Teamwork.com es una herramienta de gestión de proyectos diseñada para el trabajo con clientes. El plan Free cubre hasta 5 usuarios. Basics cuesta 9,99 $ por usuario al mes (mínimo de 3 usuarios) y Accelerate, 24,99 $ (mínimo de 5), ambos con facturación anual. Accelerate añade planificación de carga de trabajo y capacidad en tiempo real, presupuestos de horas y servicios recurrentes, y facturas generadas a partir del tiempo registrado [10]. Los usuarios cliente son gratuitos, aunque cada uno puede participar como máximo en cinco proyectos activos, y el plan Free no los incluye [10][11].
La limitación: la planificación por función o competencia, los presupuestos multidivisa y el análisis de rentabilidad, las funciones más cercanas a Kantata, pertenecen a Optimize, que se ofrece bajo presupuesto [10]. Elígelo si tu equipo ya trabaja con listas de tareas y quieres que los clientes participen dentro de los proyectos.
5. Float: cuando lo que buscabas era la planificación
Si la pantalla que te impresionó en la demostración de Kantata fue la de planificación, Float se especializa precisamente en eso. Starter cuesta 7 $ por persona planificada al mes con facturación anual (8,50 $ con pago mensual) y Pro, 12 $ (14 $ con pago mensual), con una prueba de 30 días. Solo pagas por las personas incluidas en la planificación; los demás acceden como invitados gratuitos [12]. Pro añade registro de tiempo, tarifas por cliente, estimaciones de costes de proyectos y paneles en tiempo real [12].
La limitación: Float es una herramienta de planificación interna y su página de precios no incluye facturación ni funciones orientadas al cliente, por lo que debe combinarse con otra solución. Elígelo si la asignación de personal del lunes es tu cuello de botella y todo lo demás ya funciona.
6. Harvest + Forecast: horas, facturas y una planificación sencilla
Harvest registra tiempo y gastos y convierte las horas en facturas, con integraciones para Stripe, QuickBooks Online y Xero. El plan Free cubre 1 licencia y 2 proyectos, y Teams parte de 9 $ por licencia al mes con facturación anual (11 $ con pago mensual) [13]. Su producto hermano, Forecast, gestiona la planificación del equipo por 5 $ por persona al mes con facturación anual, y contabiliza tanto a quienes planifican como a las personas cuya actividad se planifica [14].
La limitación: dos productos implican dos facturas, porque Forecast se factura por separado, y la página de precios de Harvest indica que, además de la tarifa base, las facturas, los proyectos, los clientes y las tareas adicionales se facturan según el consumo [13][14]. Elígelo si facturas por horas y quieres el camino más corto entre el temporizador y la factura.
Dónde encaja GoCons: contratos, visibilidad para el cliente y facturación, sin un proyecto de implantación de PSA
GoCons no es un PSA, ni voy a fingir que lo es. Cubre esa parte de la semana en la que las pequeñas empresas pierden dinero y la confianza de sus clientes: el contrato, el trabajo realizado en su marco, lo que ve el cliente y si cada periodo se ha facturado y cobrado.
Todo gira en torno al contrato. Puedes elegir entre nueve tipos de contrato, desde Cuota periódica y Proyecto de servicios hasta Tiempo y materiales y Honorarios por éxito, cada uno con su propio modelo de facturación, frecuencia, plazo de pago y moneda. Un contrato de cuota periódica guarda su importe mensual y las horas incluidas; uno renovable guarda su fecha de renovación y el plazo de preaviso. En modo Automático, el estado cambia según las fechas, de Programado a Activo y a Renovado, y cada cambio de estado o fecha queda registrado en el historial del contrato, junto con quién lo hizo y cuándo.
Las horas se registran en las tareas y se comparan con la estimación, con un porcentaje de finalización y un indicador de plazo: En plazo, En riesgo o Con retraso. Los miembros del equipo con el rol de Usuario habitual actualizan las horas y el progreso de sus tareas, pero no pueden cambiar las fechas, por lo que el plan acordado con el cliente se mantiene.
Después viene el correo del viernes. Cada cliente dispone de acceso gratuito, sin límite de usuarios, y el portal del cliente muestra sus contratos, hitos, tareas, las horas consumidas frente a las contratadas, los importes y el historial de facturación, y los documentos de sus contratos. Si sigues enviando un informe semanal, hazlo breve y remite al portal; la plantilla de informe de estado del proyecto de este blog muestra qué merece la pena conservar.
Al cierre del mes, cada contrato dispone de un calendario de facturación con una línea por periodo o hito, generado a partir de las fechas y la frecuencia del contrato. Adjuntas la factura emitida por tu programa de contabilidad, GoCons te envía un recordatorio antes del vencimiento de cada línea y te avisa cuando alguna vence, y el cliente ve el mismo historial. En Silver y Gold, las facturas se exportan en formato CSV para QuickBooks Online o Xero.
GoCons también cuenta con un servidor MCP para asistentes de IA: en Claude, ChatGPT (modo de desarrollador) o Visual Studio Code, añades https://gocons.eu/mcp, inicias sesión y haces clic en Permitir, sin tener que crear claves de API. Todos los planes lo incluyen, también Free, con un cupo mensual de llamadas; la página de MCP enumera lo que puede hacer un asistente, y en este blog hay una guía paso a paso para Claude.
Lo que GoCons no hace
- No ofrece programación de recursos ni planificación de capacidad. Si la asignación de personal de los lunes es el cuello de botella, combínalo con Float o elige Productive.
- No incluye cronómetro ni aplicación de partes de horas: las horas se registran en las tareas.
- No incluye diagramas de Gantt.
- No emite facturas, acepta pagos con tarjeta ni lleva la contabilidad.
- No incluye un embudo de ventas de CRM, un creador de propuestas ni firma electrónica, y tampoco chat ni hilos de comentarios dentro de la aplicación.
- No dispone de aplicaciones móviles nativas (es una aplicación web adaptable), ni de marca blanca o dominios personalizados.
Precios y objeciones habituales
El precio es por consultora, no por usuario. En el momento de redactar este artículo, Free no tiene coste e incluye 2 usuarios del equipo, 10 contratos activos y usuarios cliente ilimitados, sin necesidad de tarjeta. Silver cuesta 29 € (34 $) al mes e incluye 10 usuarios del equipo, contratos ilimitados, la API REST y exportación de facturas; Gold cuesta 69 € (79 $) e incluye 30 usuarios del equipo, inicio de sesión único con Microsoft Entra ID y soporte prioritario. Los importes actuales están en la página de precios.
¿Necesitas un proyecto de implantación? No: crea la cuenta, añade un contrato e invita al cliente. ¿Tu cliente tendrá que pagar o instalar algo? No, accede gratis desde un navegador. ¿Y si decides dejar de usarlo? Un administrador puede descargarlo todo en cualquier momento, con cualquier plan, incluido Free: un archivo zip con cada contrato, cliente y miembro del equipo en archivos Excel, y todos los documentos en sus carpetas.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor alternativa a Kantata para una consultora pequeña?
Depende de lo que necesites resolver. Productive es lo más parecido a un PSA completo a escala de una pequeña empresa, Float cubre solo la programación de recursos y Harvest con Forecast cubre la facturación por horas. Si tu problema son los contratos, las renovaciones y la visibilidad para el cliente, GoCons lo cubre sin un proyecto de implantación.
¿Hay alguna alternativa gratuita a Kantata?
Kantata no publica sus precios ni ofrece un plan gratuito. En el momento de redactar este artículo, Teamwork.com tiene un plan Free para hasta 5 usuarios, Harvest ofrece un plan Free con 1 usuario y 2 proyectos, y GoCons cuenta con un plan Free con 2 usuarios del equipo, 10 contratos activos y usuarios cliente ilimitados.
¿Qué alternativas a Kantata permiten que los clientes accedan gratis?
Productive no cobra por los clientes, los usuarios cliente de Teamwork.com son gratuitos en los planes de pago con un límite de cinco proyectos activos cada uno, y GoCons incluye usuarios cliente ilimitados en todos los planes. Para una visión más amplia, consulta mi comparativa de software de portal de clientes.
¿Cuánto se tarda en cambiar de plataforma?
El propio blog de Kantata sitúa las implantaciones medianas entre 6 y 8 semanas, según lo que indican sus usuarios [1]. La mayoría de las alternativas de este artículo ofrecen de entrada un plan gratuito o una prueba de entre 14 y 30 días que puedes utilizar con trabajo real. En GoCons, trasladar un contrato consiste en introducir sus fechas, importes y horas incluidas, y después invitar al cliente.
Empieza por el contrato que genera más correos
Elige al cliente que pregunta «¿cómo vamos?» con más frecuencia, introduce su contrato en GoCons con sus tareas y calendario de facturación e invítalo. No tienes que introducir una tarjeta ni instalar nada. Crea tu cuenta gratuita de GoCons.
Referencias
- Kantata, «Realidad frente a ficción: desmontamos los mayores mitos sobre Kantata», https://www.kantata.com/blog/article/fact-vs-fiction-busting-the-biggest-myths-about-kantata (consultado en octubre de 2026).
- Kantata, «Software PSA líder para servicios profesionales», https://www.kantata.com/psa (consultado en octubre de 2026).
- Base de conocimientos de Kantata, «Descripción general del servidor MCP de Kantata», https://knowledge.kantata.com/hc/en-us/articles/54639379181979-Kantata-MCP-Server-Overview (consultado en octubre de 2026).
- Capterra, «Kantata», https://www.capterra.com/p/110832/Mavenlink/ (consultado en octubre de 2026).
- Kantata, «Solicitar precios», https://www.kantata.com/pricing (consultado en octubre de 2026).
- Base de conocimientos de Kantata, «Descripción general de los tipos de usuario», https://knowledge.kantata.com/hc/en-us/articles/12016642054171 (consultado en octubre de 2026).
- Productive, «Precios y planes», https://productive.io/pricing (consultado en octubre de 2026).
- Scoro, «Planes y precios», https://www.scoro.com/pricing/ (consultado en octubre de 2026).
- BigTime, «Precios: software de automatización de servicios profesionales», https://www.bigtime.net/pricing/ (consultado en octubre de 2026).
- Teamwork.com, «Planes de precios», https://www.teamwork.com/pricing/ (consultado en octubre de 2026).
- Soporte de Teamwork.com, «Tipos de licencia de usuario de Teamwork.com», https://support.teamwork.com/projects/people/license-types (consultado en octubre de 2026).
- Float, «Precios de Float», https://www.float.com/pricing (consultado en octubre de 2026).
- Harvest, «Gestión del tiempo y facturación a precios asequibles», https://www.getharvest.com/pricing (consultado en octubre de 2026).
- Harvest, «Precios del software de planificación del tiempo: Harvest Forecast», https://www.getharvest.com/forecast/pricing (consultado en octubre de 2026).
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