Perşembe öğleden sonra, müşterinin satın alma sorumlusu teklifinize tek cümleyle yanıt veriyor: "Bunu sabit fiyatlı yapabilir misiniz?" Veri taşıma işini 300 saat olarak tahmin ettiniz, ancak kaynak sistemleri henüz kimse açıp incelemedi. Evet derseniz bu sistemlerdeki her sürprizin yükü size kalır. Hayır derseniz iş, evet diyen bir firmaya gidebilir. Zaman ve malzeme ile sabit fiyat arasındaki seçim bir zevk meselesi değildir: tahmin yanlış çıktığında bedeli kimin ödeyeceğini belirler.
Kendi danışmanlık çalışmalarımda bu kararı verdim; SISTRADE ve UNICEF'te satın alan tarafta da yer aldım. Ayrıca Porto Üniversitesinde sekiz yıl boyunca yöneylem araştırması ve karar teorisi dersleri verdim. Bu, belirsizlik altında karar vermenin klasik bir örneğidir. Bu nedenle makalede bir projeyi somut hesaplarla ele alıyor, ardından bir karar kuralı ve sizi koruyan sözleşme maddeleri sunuyorum.
Zaman ve malzeme ile sabit fiyat: her biri ne satar?
Zaman ve malzeme (T&M) modelinde, mutabık kalınan ücret üzerinden çalışma saatlerinizi ve buna ek olarak giderlerinizi faturalandırırsınız; müşteri, işin gerçekte gerektirdiği emeğin bedelini öder. ABD federal satın alma kuralları bu modele yalnızca işin kapsamı veya süresi doğru tahmin edilemediğinde izin verir. Ayrıca tedarikçiye maliyetleri kontrol etmek için "kâr açısından olumlu bir teşvik sağlamadığını" belirtir; alıcıların üst limit istemesinin nedeni budur [1].
Sabit fiyat modelinde ise tanımlı bir sonucu tek bir bedel karşılığında satarsınız. Aynı kurallar, bu modelin tedarikçiye "azami riski ve tüm maliyetler ile bunlardan doğan kâr veya zararın tam sorumluluğunu" yüklediğini belirtir [2]. Dünya Bankasının satın alma düzenlemeleri de danışmanlık için aynı ayrımı yapar: götürü bedel, kapsamı açıkça tanımlanabilen ve Kilometre Taşları ile ilişkilendirilebilen işlere; zamana dayalı sözleşmeler ise kapsamı ve süresi kesinleştirilmesi zor karmaşık araştırmalara ve danışmanlık çalışmalarına uygundur [3].
| Zaman ve malzeme | Sabit fiyat | |
|---|---|---|
| Müşterinin satın aldığı | Mutabık kalınan ücret üzerinden çalışma saatleri | Tek bir bedel karşılığında tanımlı bir sonuç |
| Aşımın bedelini ödeyen | Müşteri | Siz |
| Müşteri için bütçe kesinliği | Üst limit yoksa düşük | Yüksek |
| Saat başına marjınız | Sabit | Tahminin altında bitirirseniz daha yüksek, aksi durumda daha düşük |
| Kapsam değişikliği için gereken | Bir görüşme ve ek çalışma saatleri | Fiyatlandırılmış bir değişiklik talebi |
| En uygun olduğu durum | Kapsamın belirsiz olması veya temel girdilerin müşterinin kontrolünde bulunması | Kapsamın ve kabul koşullarının yazılı olarak tanımlanabilmesi |
Tek proje, üç sözleşme: hesaplamalı bir örnek
300 saatlik bu tahmini, saat başına 100 EUR üzerinden ele alalım (hesapları kolay takip edebilmek için seçilmiş örnek rakamlar). T&M modelinde müşteri, çalışılan her saat için 100 EUR öder. Sabit fiyat için %15 beklenmeyen gider payı ekler ve 34.500 EUR teklif verirsiniz. Pek çok alıcının önerdiği üçüncü seçenek, üst limitli T&M'dir: saat başına 100 EUR, ancak bir üst limitle; bu örnekte 33.000 EUR (330 saat). Birleşik Krallık hükümetinin rehberi, bu modelin kritik noktasını açıkça belirtir: iş bitmeden üst limite ulaşılırsa tedarikçi işi kendi maliyetiyle tamamlar; iş erken biterse müşteri yalnızca kullanılan süre için ödeme yapar [4].
| Fiilî saat | Zaman ve malzeme | Sabit fiyat: 34.500 EUR | Üst limitli T&M, limit: 33.000 EUR |
|---|---|---|---|
| 270 (%10 altında) | 27.000 EUR (100 EUR/saat) | 34.500 EUR (127,78 EUR/saat) | 27.000 EUR (100 EUR/saat) |
| 300 (tahmine uygun) | 30.000 EUR (100 EUR/saat) | 34.500 EUR (115,00 EUR/saat) | 30.000 EUR (100 EUR/saat) |
| 345 (%15 üzerinde) | 34.500 EUR (100 EUR/saat) | 34.500 EUR (100,00 EUR/saat) | 33.000 EUR (95,65 EUR/saat) |
| 360 (%20 üzerinde) | 36.000 EUR (100 EUR/saat) | 34.500 EUR (95,83 EUR/saat) | 33.000 EUR (91,67 EUR/saat) |
| 420 (%40 üzerinde) | 42.000 EUR (100 EUR/saat) | 34.500 EUR (82,14 EUR/saat) | 33.000 EUR (78,57 EUR/saat) |
Tablodan üç sonuç çıkıyor. Birincisi, beklenmeyen gider payı bir sigorta primidir: müşterinin tahmin riskini üstlenmek için %15 ek ücret alırsınız ve tam %15 aşımda başa baş noktasına gelirsiniz. %20 aşım, T&M'ye kıyasla size 1.500 EUR; %40 aşım ise 7.500 EUR kaybettirir.
İkincisi, üst limiti sabit fiyata eşit veya ondan düşük olan bir T&M sözleşmesi, sizin açınızdan hiçbir zaman sabit fiyatın kendisinden daha iyi değildir: olumsuz tarafını korur (limitin üzerindeki ücretsiz saatler), olumlu tarafını ise müşteriye bırakırsınız (tahminin altında kalındığında tasarruf müşteriye gider). Üst limiti yalnızca kapsam değiştiğinde limitin de değişmesini sağlayan bir maddeyle kabul edin.
Üçüncüsü, uç sonuçlar ortalamadan daha önemlidir. Flyvbjerg ve Budzier'in 1.471 BT projesini incelediği çalışmada ortalama maliyet aşımı %27 iken, her altı projeden birinde aşım ortalama %200 olmuştur [5]. Örneklemleri danışmanlık işlerinden değil BT projelerinden oluşsa da çıkarılacak ders aynıdır: sabit fiyatın asıl zararı uç sonuçlarda ortaya çıkar.
Karar teorisi son parçayı ekler. Geçmiş verilerinize göre benzer projelerin %20 olasılıkla tahminin %10 altında, %40 olasılıkla tahmine uygun, %30 olasılıkla %20 üzerinde ve %10 olasılıkla %40 üzerinde tamamlandığını varsayalım (örnek rakamlar). Beklenen iş yükü 324 saattir: T&M ortalama 32.400 EUR, sabit fiyat ise 34.500 EUR kazandırır. Bu 2.100 EUR avantajın yanında, T&M'ye kıyasla %30 olasılıkla 1.500 EUR ve %10 olasılıkla 7.500 EUR kaybetme riski vardır. Yılda on sabit fiyatlı projede dalgalanmalar birbirini dengeler; tek bir büyük projede ise tek bir kötü sonuç, bir çeyreğin kârını silebilir.
Bir sonraki teklifiniz için bir karar kuralı
- Önce kabul kriterlerini yazın. Bugün her teslimat için test edilebilir bir "tamamlandı" tanımı yazamıyorsanız fiyatı henüz sabitlemeyin. Önce T&M üzerinden kısa bir keşif aşaması satın, ardından ortaya çıkardığınız kapsamın fiyatını sabitleyin.
- Girdilerin kimin kontrolünde olduğunu kontrol edin. İş yükünü müşterinin verileri, onayları veya diğer tedarikçileri belirliyorsa T&M modelinde kalın ya da bu bağımlılıkları, karşılanmadıklarında fiyatın yeniden değerlendirilmesini sağlayan varsayımlar olarak listeleyin.
- Beklenmeyen gider payını kendi gerçekleşen verilerinize göre belirleyin. Geçmişteki benzer işlerde fiilî saatlerin tahmini saatlere oranını kullanın. Geçmiş veri yoksa yalnızca tahminde bulunuyorsunuz demektir; bu durumda T&M daha uygundur.
- Makul ölçüde olası en kötü aşımı nakit durumunuzla karşılaştırın. %40 aşımın vereceği zarar, beklenmeyen gider payının sağlayacağı faydadan büyükse T&M'yi seçin veya işi sabit fiyatlı aşamalara bölün.
- Müşterinin bir bütçe rakamına ihtiyacı varsa aşamalı sabit fiyat ya da temel planı yeniden belirleme maddesi içeren üst limitli T&M sunun; tek başına bir üst limiti asla kabul etmeyin.
Her modelde sizi koruyan maddeler
Sabit fiyat
- Her teslimat için yazılı kabul kriterleri ve belirli sayıda iş günü boyunca yanıt verilmemesi hâlinde kabul edilmiş sayılacağına ilişkin hüküm.
- Varsayımlar ve müşteriye bağlı koşullar (verilerin belirli bir tarihe kadar teslim edilmesi, adı belirtilmiş bir karar verici, sistemlere erişim); her biri karşılanmadığında fiyatın yeniden değerlendirilmesini sağlamalıdır.
- Değişiklik kontrolü: kapsam dışındaki her şey, işe başlamadan önce ücret tarifeniz üzerinden bir değişiklik talebi olarak fiyatlandırılır.
- Revizyon turu sayısına bir sınır ve iş sonunda tek fatura yerine Kilometre Taşları ile bağlantılı ödemeler.
Zaman ve malzeme
- Bir ücret tarifesi ve seyahat dâhil faturalandırılabilir sürenin tanımı.
- Tahminin bir üst limit değil, tahmin olduğunu belirten bir cümle.
- Bir bildirim eşiği: tahmini sürenin %80'i kullanıldığında müşteriyi bilgilendirir ve tamamlanmaya ilişkin güncel tahmini sunarsınız.
- Faturanın kimseyi şaşırtmaması için her hafta veya ay bir çalışma saati raporu.
Kabul kriterleri ve varsayımlar, iş tanımı şablonunun kapsam bölümünde; değişiklik ve ödeme maddeleri ise danışmanlık sözleşmenizde yer almalıdır.
Her iki modeli de ay sonunda sürpriz yaşamadan yürütmek
Hangi modelle sözleşme imzalarsanız imzalayın, risk, tahminlerle karşılaştırılan kayıtlı saatlerde ortaya çıkar. Bir hesap tablosu iş görür: her görev için bir satır (tahmin, o ana kadarki saatler, tamamlanma yüzdesi) ve her cuma yapılan kontrol; saatler ilerlemeden daha hızlı artıyorsa aşım yaklaşıyor demektir. Ancak bir hesap tablosu iki cuma arasında sizi uyaramaz, müşteriye güncel durumu gösteremez veya hangi tarihi kimin değiştirdiğini kaydedemez.
GoCons'ta model, en başından itibaren sözleşmenin bir parçasıdır: Zaman ve Malzeme, tahmini saatlere bağlı bir saatlik ücret; Hizmet Projesi ise Kilometre Taşları bazında mutabık kalınmış tek bir toplam tutar içerir. Bunlar, her birinin kendine özgü faturalandırma modeli, sıklığı, ödeme vadesi ve para birimi olan dokuz sözleşme türünden ikisidir.
Görevler erken uyarıyı sağlar: tahmini saatler, kayıtlı saatler, tamamlanma yüzdesi ve bir takvim göstergesi (Zamanında, Risk Altında veya Gecikmiş). Normal Kullanıcılar saatleri ve ilerlemeyi güncelleyebilir, ancak tarihleri değiştiremez. Sözleşme tarihlerindeki her değişiklik, kimin ne zaman yaptığı bilgisiyle geçmişe kaydedilir: bir değişiklik talebini fiyatlandırırken müşteriye göstereceğiniz kayıt budur.
T&M işlerinde müşteri portalı, aylık faturanın yarattığı etkiyi değiştirir: Müşteriler ücretsiz giriş yaparak kendi Görevler listesini ve sözleşmede kararlaştırılan süreye karşılık kullanılan saatleri görür. Böylece faturalandırdığınız saatler, onların kaydedilişini takip ettiği saatler olur. Faturalandırma planı, her faturalandırma dönemi veya kilometre taşı için bir satır içerir; kendi faturalandırma yazılımınızın düzenlediği faturayı eklersiniz. GoCons, her satırın vadesinden önce bir hatırlatma gönderir ve vadesi geçtiğinde bunu işaretler. Claude veya ChatGPT, GoCons MCP sunucusu üzerinden bağlandığında (API anahtarı olmadan oturum açıp İzin Ver'e tıklarsınız), hangi görevlerin Risk Altında olduğunu gündelik dille sorabilirsiniz.
Sınırları açıkça belirtelim: GoCons fatura düzenlemez veya ödeme almaz; yerleşik bir zamanlayıcısı (saatler görevlere kaydedilir) ve Gantt şemaları yoktur. Ayrıca üçüncü kuralın gerektirdiği geçmiş verileri de sağlar: her sözleşmeyi görevleriyle birlikte Excel'e aktararak fiilî saatlerin tahmini saatlere oranını kendiniz hesaplayabilirsiniz.
Gerçek bir projede denemeden önce dört soru
Bir devreye alma projesine ihtiyacım var mı? Hayır. Hesabı oluşturun, fiyatlandırdığınız sözleşmeyi ekleyin, müşteriyi davet edin.
Müşterimin ödeme yapması veya bir şey yüklemesi gerekecek mi? Hayır. Müşteri girişleri ücretsiz ve sınırsızdır; tarayıcı üzerinden çalışır.
Ayrılırsam ne olur? Ücretsiz plan dâhil tüm planlarda Yönetici, her şeyi tek bir zip dosyası olarak indirebilir: her sözleşme, müşteri ve ekip üyesi için Excel dosyaları ve tüm Belgeler.
Fiyatlandırma kullanıcı başına mı? Hayır, danışmanlık firması başınadır. Yazının hazırlandığı tarihte (Ekim 2026), 10 aktif sözleşme ve 2 ekip kullanıcısına kadar Ücretsiz plan 0 EUR, Silver ayda 29 EUR ve Gold ayda 69 EUR'dur; KDV hariçtir. Güncel tutarlar fiyatlandırma sayfasında yer alır.
Bu raporu her hafta yeniden mi hazırlıyorsunuz? GoCons'ta müşteriniz Görevler, Kilometre Taşları ve saatlerdeki değişiklikleri takip eder; böylece rapor, almanız gereken kararlara odaklanır. Başlamak ücretsizdir, kart gerekmez.
Sık sorulan sorular
Müşteri için zaman ve malzeme mi, sabit fiyat mı daha iyidir?
Bu, kapsamın ne kadar iyi bilindiğine bağlıdır. Sabit fiyat, ek bir bedel karşılığında bütçe kesinliği sağlar; kapsam belirsiz olduğunda T&M genellikle ortalamada daha ucuzdur, ancak müşterinin saatleri takip etmesi gerekir.
Sabit fiyata ne kadar beklenmeyen gider payı eklemeliyim?
Herkes için geçerli bir yüzde yoktur. Başa baş noktasındaki aşım oranınız, eklediğiniz beklenmeyen gider payına eşittir. Bu nedenle oranı, benzer projelerdeki fiilî saatlerin tahmini saatlere oranına göre belirleyin ve temel girdiler müşterinin kontrolündeyse daha yüksek bir pay ekleyin.
Üst limitli zaman ve malzeme nedir?
Bir azami tutarı olan zaman ve malzeme modelidir. Üst limit aşıldığında işi kendi maliyetinizle tamamlarsınız; erken bitirirseniz müşteri yalnızca kullanılan saatler için ödeme yapar. Üst limiti, temel planı yeniden belirleme maddesiyle birlikte kullanın.
Projenin ortasında zaman ve malzemeden sabit fiyata geçebilir miyim?
Evet; üstelik çoğu zaman en iyi yol budur: keşif aşamasını T&M üzerinden yürütün, ardından kalan kapsam için sabit fiyatlı bir iş tanımı imzalayın.
Bir sonraki projenizi rakamları görerek fiyatlandırın
Yukarıdaki kuralla modeli seçin, ardından saatleri son haftadan değil ilk haftadan itibaren izleyin. Bugün fiyatlandırdığınız sözleşmeyi, görevlerini ve bunlara ilişkin tahminleri ekleyin; müşteriyi de süreci takip etmeye davet edin. Ücretsiz GoCons hesabınızı oluşturun.
Kaynaklar
- Acquisition.gov, "FAR 16.601 Zaman ve malzeme sözleşmeleri", https://www.acquisition.gov/far/16.601 (erişim: Ekim 2026).
- Acquisition.gov, "FAR 16.202-1 Kesin sabit fiyatlı sözleşmeler", https://www.acquisition.gov/far/16.202-1 (erişim: Ekim 2026).
- Dünya Bankası, "IPF Borçluları için Satın Alma Düzenlemeleri, Yedinci Baskı, Eylül 2025" (Ek VIII, Sözleşme Türleri), https://thedocs.worldbank.org/en/doc/c84273d1b230aeb2b0b8134de5dc8cd7-0290012025/original/Procurement-Regulations-7th-Edition-Sep-2025.pdf (erişim: Ekim 2026).
- Government Digital Service (GOV.UK), "Digital Outcomes and Specialists hizmetleri için nasıl ödeme yapılır?" (rehber 31 Aralık 2025'te yürürlükten kaldırılmıştır), https://www.gov.uk/guidance/how-to-pay-for-digital-outcomes-and-specialists-services (erişim: Ekim 2026).
- Bent Flyvbjerg ve Alexander Budzier, "BT Projeniz Neden Düşündüğünüzden Daha Riskli Olabilir?", Harvard Business Review, Cilt 89, Sayı 9 (2011), ön baskı: https://arxiv.org/abs/1304.0265 (erişim: Ekim 2026).
© 2026 Mourinho Solutions. Tüm hakları saklıdır.
