परियोजना स्थिति रिपोर्ट का टेम्पलेट (निःशुल्क, उदाहरण सहित)

शुक्रवार के शाम 4:30 बजे हैं और ग्राहक के प्रायोजक का अभी-अभी ईमेल आया है: "एक छोटा-सा सवाल, सर्वेक्षण कहाँ तक पहुँचा?" जवाब मौजूद है, लेकिन वह कार्य सूची, घंटों की शीट और ईमेल की दो चर्चाओं में बिखरा हुआ है। इसलिए आप सब कुछ खोलकर साप्ताहिक परियोजना स्थिति रिपोर्ट हाथ से दोबारा बनाना शुरू करते हैं। एक घंटे बाद आप एक पृष्ठ भेजते हैं, जो सोमवार तक पुराना पड़ जाएगा।

इस लेख में आपको निःशुल्क परियोजना स्थिति रिपोर्ट टेम्पलेट (एक पृष्ठ, खाली और भरा हुआ), स्थिति रिपोर्ट को पढ़ने लायक बनाने वाले नियम और एक ऐसी प्रक्रिया मिलेगी, जो शुक्रवार को रिपोर्ट दोबारा बनाने के काम को एक संक्षिप्त टिप्पणी में बदल देती है।

मैं इन रिपोर्टों के दोनों पक्षों में रहा हूँ। सलाहकार के रूप में, मैं इन्हें शुक्रवार दोपहर को लिखता था। ग्राहक की ओर से SISTRADE और बाद में UNICEF में सॉफ़्टवेयर और परामर्श सेवाएँ खरीदते समय, मैं इन्हें पढ़ता था। जिन रिपोर्टों के आधार पर मैंने कार्रवाई की, उनकी शुरुआती पंक्तियाँ ही बता देती थीं कि मुझे कुछ करना है या नहीं। नीचे दी गई सारी बातें इसी अनुभव पर आधारित हैं।

परियोजना स्थिति रिपोर्ट का उद्देश्य

PMI की PMBOK Guide स्थिति रिपोर्टों को कार्य प्रदर्शन रिपोर्टों की श्रेणी में रखती है: ऐसी जानकारी जिसे इस तरह संकलित किया जाता है कि पाठक निर्णय ले सकें, कार्रवाई कर सकें या किसी बात से अवगत हो सकें [2]। अपनी लिखी हर पंक्ति को परखने का यह उपयोगी तरीका है। अगर कोई वाक्य न किसी निर्णय में मदद करता है, न किसी कार्रवाई में, और न ही पाठक को ऐसी जानकारी देता है जो उसे पहले से नहीं थी, तो वह अनावश्यक विस्तार है।

स्पष्टता केवल लेखन शैली का विषय नहीं है। परियोजना संचार पर PMI के शोध में, दर्शकों की भाषा में पर्याप्त स्पष्टता और विवरण के साथ संवाद करने वाली लगभग हर पाँच में से चार परियोजनाओं ने अपने मूल लक्ष्य हासिल किए; जब संवाद पर्याप्त स्पष्ट नहीं था, तो केवल आधे से कुछ अधिक ने ऐसा किया [1]। उसी रिपोर्ट के अनुसार, परियोजनाओं में जोखिम में पड़ी राशि का 56 प्रतिशत हिस्सा अप्रभावी संचार के कारण था [1]।

लोग रिपोर्टों को शब्दशः पढ़ने के बजाय उन पर सरसरी नज़र डालते हैं। Nielsen Norman Group के प्रसिद्ध अध्ययन में, परीक्षण के 79 प्रतिशत उपयोगकर्ताओं ने किसी भी नए पृष्ठ पर सरसरी नज़र डाली और केवल 16 प्रतिशत ने शब्दशः पढ़ा [5]। स्थिति रिपोर्ट ऐसे पाठक के लिए भी उपयोगी होनी चाहिए जो तीन पंक्तियों के बाद पढ़ना रोक दे।

परियोजना स्थिति रिपोर्ट टेम्पलेट (निःशुल्क डाउनलोड)

यह टेम्पलेट एक A4 पृष्ठ में समा जाता है। चाहें तो रंग बदल लें, लेकिन क्रम वही रखें: जवाब पहले और प्रमाण उसके बाद।

टेम्पलेट डाउनलोड करें (PDF)। इसे प्रिंट करें या नीचे दिए खंड अपने दस्तावेज़ में कॉपी करें:

1. शीर्ष भाग। परियोजना, ग्राहक, रिपोर्ट संख्या, रिपोर्टिंग अवधि और डेटा की स्थिति की तारीख। PMI इस तारीख को उस समय-बिंदु के रूप में परिभाषित करता है जब स्थिति दर्ज की गई थी [3]। इसे लिखें, क्योंकि बुधवार को पढ़ी गई रिपोर्ट सोमवार की स्थिति बताती है।
2. परियोजना की जानकारी। रिपोर्ट तैयार करने वाला व्यक्ति, ग्राहक का प्रायोजक, अनुबंध की तारीखें और रिपोर्ट प्राप्त करने वाले लोग।
3. समग्र स्थिति और सारांश। हरा, पीला या लाल, साथ में तीन वाक्य: योजना के मुकाबले परियोजना कहाँ खड़ी है, पिछली रिपोर्ट के बाद क्या बदला है और आपको पाठक से क्या चाहिए तथा कब तक।
4. क्षेत्रवार स्थिति। समय-सारणी, कार्य-दायरा, घंटे और बजट तथा ग्राहक से मिलने वाले इनपुट—हर क्षेत्र की अपनी रेटिंग और उसके कारण पर एक पंक्ति। कार्य-दायरे का आकलन कार्य विवरण में दिए गए दायरे के आधार पर करें; अगर आपका कार्य विवरण पर्याप्त विस्तृत नहीं है, तो हमारे कार्य विवरण टेम्पलेट से शुरुआत करें।
5. पूरा हुआ और नियोजित काम। दोनों के लिए तीन-तीन बिंदु, तारीखों सहित। सौंपे जाने वाले परिणाम और उपलब्धियाँ लिखें, प्रयास नहीं।
6. माइलस्टोन। माइलस्टोन, अंतिम तारीख, स्थिति और पूर्वानुमान। माइलस्टोन को अवस्थाओं के रूप में लिखें ("रिपोर्ट स्वीकृत"), गतिविधियों के रूप में नहीं ("विश्लेषण")।
7. घंटे और बजट। संबंधित अवधि और अब तक के लिए नियोजित बनाम वास्तविक आँकड़े, साथ में परियोजना पूरी होने तक का पूर्वानुमान।
8. जोखिम और समस्याएँ। जोखिम भविष्य में उत्पन्न हो सकता है; समस्या अभी मौजूद है [3]। हर जोखिम या समस्या के लिए प्रभाव, ज़िम्मेदार व्यक्ति और तारीख सहित कार्रवाई लिखें।
9. आवश्यक निर्णय और इनपुट। आपको क्या चाहिए, किससे चाहिए, कब तक चाहिए और देर होने पर क्या होगा।

पहली रिपोर्ट से पहले हरे, पीले और लाल की परिभाषा तय करें

अधिकांश टेम्पलेट रंगों की परिभाषा नहीं देते, इसलिए रेटिंग व्यक्तिगत धारणा बन जाती है। परियोजना की शुरुआत में नियमों पर सहमति बनाएँ और उन्हें हर रिपोर्ट पर छापें। इस टेम्पलेट के नियम:

• हरा: सहमत तारीखों, कार्य-दायरे और घंटों के अनुसार काम चल रहा है।
• पीला: कोई तारीख, कार्य-दायरे का कोई हिस्सा या घंटों का पूर्वानुमान जोखिम में है; स्थिति सुधारने की योजना मौजूद है और अभी ग्राहक के किसी निर्णय की आवश्यकता नहीं है।
• लाल: ग्राहक या प्रायोजक के किसी निर्णय के बिना कोई प्रतिबद्धता पूरी नहीं हो पाएगी।

यह ब्रिटेन सरकार द्वारा अपनी प्रमुख परियोजनाओं की रेटिंग करने के तरीके के काफ़ी करीब है: रेटिंग किसी समय-बिंदु पर समय और बजट के भीतर काम पूरा होने की संभावना का आकलन है। लाल का अर्थ है कि महत्वपूर्ण समस्याओं पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है, न कि परियोजना विफल हो गई है [4]। विकल्पों के साथ दी गई लाल स्थिति बातचीत का आधार बनती है। अचानक सामने आने वाली लाल स्थिति भरोसे की समस्या बनती है।

उदाहरण: भरी हुई परियोजना स्थिति रिपोर्ट

यहाँ वही टेम्पलेट एक काल्पनिक असाइनमेंट के लिए भरा गया है: Kestrel Labs के लिए Northbridge Advisory द्वारा किया जा रहा मूल्य निर्धारण की समीक्षा का काम। यह 13 सप्ताह की एकमुश्त परामर्श परियोजना है और रिपोर्ट 29 सितंबर, 2026 की स्थिति दर्शाती है।

भरा हुआ उदाहरण डाउनलोड करें (PDF)। तीन बातें इसे उपयोगी बनाती हैं:

• पीली स्थिति का कारण उसी पंक्ति में दिया गया है: मूल्य संवेदनशीलता सर्वेक्षण 70 प्रतिशत पूरा है और 1 अक्टूबर को बंद होगा, परिणामों की समीक्षा से एक दिन पहले।
• निर्णय को विकल्पों के रूप में प्रस्तुत किया गया है, जिसमें पहले से तय विकल्प भी है। प्रायोजक Sofia या तो शुरुआती परिणामों के साथ 2 अक्टूबर की तारीख बनाए रख सकती हैं या पूरे नमूने के साथ समीक्षा को 6 अक्टूबर तक आगे बढ़ा सकती हैं। अगर 30 सितंबर तक उनका जवाब नहीं आता, तो 2 अक्टूबर की तारीख बरकरार रहेगी।
• घंटों को विशेषणों में नहीं, संख्याओं में बताया गया है: सितंबर में अनुबंधित 80 घंटों में से 46 घंटे इस्तेमाल हुए, सर्वेक्षण के लिए अनुमानित 24 घंटों में से 18 घंटे इस्तेमाल हुए।

साप्ताहिक प्रक्रिया: पहले तथ्य अपडेट करें, फिर रिपोर्ट लिखें

1. तथ्यों को उनके मूल स्थान पर अपडेट करें, रिपोर्ट में नहीं: हर कार्य पर लगे घंटे, पूरा हुआ प्रतिशत, माइलस्टोन पूरे होने की तारीखें और नए दस्तावेज़।
2. सहमत नियमों के आधार पर हर क्षेत्र की रेटिंग करें। अगर कोई भी क्षेत्र लाल है, तो समग्र स्थिति लाल होगी।
3. माइलस्टोन, जोखिम और निर्णय भरें।
4. तीन वाक्यों का सारांश सबसे अंत में लिखें, जब आपको पता हो कि उसमें क्या कहना है।
5. रिपोर्ट भेजें और विवरण चिपकाने के बजाय उसके मूल स्थान का लिंक दें।

इस प्रक्रिया के लिए स्प्रेडशीट का इस्तेमाल किया जा सकता है: हर रिपोर्ट के लिए एक टैब, जिसमें फ़ॉर्मूले कार्य सूची से घंटे खींचते हों। लेकिन वह रिपोर्टों के बीच ग्राहक को तथ्य नहीं दिखा सकती, अंतिम तारीख पास आने पर किसी कार्य को जोखिम में नहीं बता सकती और न ही यह दर्ज कर सकती है कि अनुबंध की तारीखें किसने और कब बदलीं। रिपोर्ट एक प्रतिलिपि है और प्रतिलिपियाँ पुरानी पड़ जाती हैं।

GoCons में स्थिति वास्तविक समय में दिखती है और रिपोर्ट एक टिप्पणी बन जाती है

हमने GoCons सबसे पहले Mourinho Solutions में अपने परामर्श कार्य के लिए बनाया था। इसमें स्थिति इस तरह दिखाई जाती है: अनुबंध के हर कार्य में अनुमान के मुकाबले दर्ज घंटे, पूरा हुआ प्रतिशत, शुरू होने की तारीख, अंतिम तारीख और समय-सारणी का संकेतक होता है। यह संकेतक समय पर, अंतिम तारीख पास आने पर जोखिम में और तारीख बीत जाने पर समय-सीमा पार दिखाता है।

माइलस्टोन की अपनी सूची होती है, जिसमें स्थिति लंबित, समय निकट (अंतिम तारीख से पहले के सप्ताह में), समय-सीमा पार या पूरा, साथ में पूरा होने की तारीख दिखाई जाती है।

आपका ग्राहक बिना किसी शुल्क के उसी डेटा तक पहुँचता है और अपने अनुबंधों के कार्य, माइलस्टोन, अनुबंधित घंटों के मुकाबले इस्तेमाल हुए घंटे और दस्तावेज़ देख सकता है। इससे साप्ताहिक रिपोर्ट में शामिल की जाने वाली सामग्री बदल जाती है। आँकड़े पहले से ग्राहक के सामने होते हैं, इसलिए रिपोर्ट समग्र रेटिंग, तीन वाक्यों, आपके लिए आवश्यक निर्णयों और जोखिमों तक सीमित हो जाती है। बाकी विवरण के लिए ग्राहक पोर्टल का लिंक दिया जा सकता है।

कुछ ग्राहक अब भी संचालन समिति या अपने रिकॉर्ड के लिए औपचारिक दस्तावेज़ चाहते हैं और यह उचित है। तीन स्रोतों के बजाय वास्तविक समय की स्क्रीन से टेम्पलेट भरें, फिर PDF को अनुबंध के दस्तावेज़ों में अपलोड करें, जहाँ ग्राहक उसे सौंपे गए परिणामों के साथ देख सके।

आप Claude या ChatGPT (डेवलपर मोड में) को GoCons MCP सर्वर के ज़रिए GoCons से जोड़कर अनुबंध के कार्य और माइलस्टोन के आधार पर सारांश का पहला मसौदा भी माँग सकते हैं। आप GoCons में साइन इन करके अनुमति दें पर क्लिक करते हैं, API कुंजियों की आवश्यकता नहीं होती और सहायक आपकी भूमिका की सीमाओं में काम करता है। Claude को अपने परामर्श कार्यक्षेत्र से जोड़ने की हमारी गाइड में सेटअप बताया गया है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

मुझे परियोजना स्थिति रिपोर्ट कितनी बार भेजनी चाहिए?

तीन महीने से कम अवधि वाली या महत्वपूर्ण चरण में चल रही परियोजनाओं के लिए हर सप्ताह, स्थिर गति से चल रही लंबी परियोजनाओं के लिए हर दो सप्ताह और नियमित परामर्श अनुबंधों के लिए हर महीने। शुरुआत में दिन तय करें और उसका पालन करें, उन सप्ताहों में भी जब बहुत कम बदलाव हों।

क्या ग्राहक को वही रिपोर्ट मिलनी चाहिए जो मेरी टीम को मिलती है?

ढाँचा एक ही रखें, लेकिन मार्जिन और कर्मचारियों की व्यवस्था जैसे आंतरिक विषयों को अलग आंतरिक नोट में रखें। समान तथ्यों पर आधारित दो दस्तावेज़ों में अंतर बढ़ने की संभावना, नए सिरे से लिखी गई दो रिपोर्टों की तुलना में कम होती है।

क्या GoCons में इसे शुरू करने के लिए मुझे किसी कार्यान्वयन परियोजना की आवश्यकता है?

नहीं। आप खाता बनाते हैं, कार्य और माइलस्टोन सहित अनुबंध जोड़ते हैं और ग्राहक को ईमेल से आमंत्रित करते हैं। कुछ भी इंस्टॉल करने की आवश्यकता नहीं है; देखें यह कैसे काम करता है।

क्या मेरे ग्राहक को एक्सेस के लिए भुगतान करना होगा और क्या GoCons का शुल्क प्रति उपयोगकर्ता है?

हर प्लान में ग्राहक उपयोगकर्ता निःशुल्क और असीमित हैं तथा ब्राउज़र से लॉग इन करते हैं। GoCons का शुल्क प्रति परामर्श कंपनी है, प्रति उपयोगकर्ता नहीं। लेख लिखे जाने के समय (अक्टूबर 2026) एक निःशुल्क प्लान उपलब्ध है। मौजूदा कीमतें मूल्य निर्धारण पृष्ठ पर हैं।

अगर मैं GoCons का इस्तेमाल बंद कर दूँ तो क्या होगा?

व्यवस्थापक किसी भी प्लान पर, किसी भी समय परामर्श कंपनी का सारा डेटा डाउनलोड कर सकता है: एक ज़िप फ़ाइल, जिसमें हर अनुबंध (विवरण, कार्य, माइलस्टोन, बिलिंग समय-सारणी, इतिहास), ग्राहक और टीम सदस्य की जानकारी Excel फ़ाइलों में होती है, साथ ही सभी दस्तावेज़ अपने फ़ोल्डरों में होते हैं।

अपनी अगली स्थिति रिपोर्ट वास्तविक समय के डेटा से भेजें

निःशुल्क GoCons खाता बनाएँ, वह अनुबंध जोड़ें जिसकी रिपोर्ट आप सबसे अधिक देते हैं, उसके कार्य और माइलस्टोन दर्ज करें और ग्राहक के प्रायोजक को आमंत्रित करें। अगले शुक्रवार पृष्ठ दोबारा बनाने के बजाय तीन वाक्य और एक लिंक भेजें: अपना निःशुल्क GoCons खाता बनाएँ।

संदर्भ

1. Project Management Institute, "पेशे की नब्ज़ पर विस्तृत रिपोर्ट: कम प्रदर्शन की ऊँची लागत: संचार की अनिवार्य भूमिका" (मई 2013), https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/the-essential-role-of-communications.pdf (अक्टूबर 2026 में देखा गया)।
2. Project Management Institute, "परियोजना प्रबंधन ज्ञान-संग्रह की मार्गदर्शिका (PMBOK Guide), छठा संस्करण: कार्य प्रदर्शन रिपोर्टें", https://www.pmi.org/standards/pmbok (अक्टूबर 2026 में देखा गया)।
3. Project Management Institute, "PMI परियोजना प्रबंधन शब्दावली" (डेटा की स्थिति की तारीख, जोखिम, समस्या), https://www.pmi.org/standards/lexicon (अक्टूबर 2026 में देखा गया)।
4. National Infrastructure and Service Transformation Authority (GOV.UK), "NISTA प्रमुख परियोजनाओं की वार्षिक रिपोर्ट 2025-26", https://www.gov.uk/government/publications/nista-major-projects-annual-report-2025-26/nista-major-projects-annual-report-2025-26 (अक्टूबर 2026 में देखा गया)।
5. Nielsen Norman Group, "उपयोगकर्ता वेब पर कैसे पढ़ते हैं" (Jakob Nielsen, 1997), https://www.nngroup.com/articles/how-users-read-on-the-web/ (अक्टूबर 2026 में देखा गया)।

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