सलाहकारों के लिए कार्य विवरण का मुफ़्त टेम्पलेट

तय शुल्क वाले मूल्य निर्धारण प्रोजेक्ट का छठा सप्ताह चल रहा है। गुरुवार दोपहर ग्राहक का प्रायोजक ईमेल करता है: "क्या आप स्पेन के स्टोर भी शामिल कर सकते हैं? मैंने मान लिया था कि वे समीक्षा का हिस्सा हैं।" आप हस्ताक्षरित कार्य विवरण खोलते हैं, जिसे महीनों पहले एक सामान्य कार्य विवरण टेम्पलेट से तैयार किया गया था। उसमें "खुदरा व्यवसाय के लिए मूल्य निर्धारण विश्लेषण" लिखा है, तीन कार्यशालाएँ और एक अंतिम रिपोर्ट सूचीबद्ध हैं, और बस। देशों की कोई सूची नहीं, कोई स्वीकृति मानदंड नहीं, और यह भी नहीं कि ऐसे काम की माँग होने पर क्या होगा जिसका शुल्क किसी ने तय ही नहीं किया था।

अब आपके सामने दो विकल्प हैं: बिना भुगतान के दो सप्ताह काम करना या ऐसे वाक्य पर बहस करना जिसे किसी ने सोच-समझकर लिखा ही नहीं था। नीचे परामर्श कार्य विवरण का मुफ़्त टेम्पलेट है जो इन कमियों को दूर करता है (PDF में तीन A4 पृष्ठ, और कॉपी करने के लिए हर अनुभाग का पाठ भी दिया गया है)। उसके बाद बताया गया है कि प्रोजेक्ट शुरू होने पर हस्ताक्षरित SOW को व्यवहार में कैसे लागू रखें।

परामर्श कार्य विवरण में क्या तय होना चाहिए

PMI की PM Network में 1998 का एक लेख कार्य विवरण को अनुबंध के तहत दी जाने वाली चीज़ों का वर्णनात्मक विवरण बताता है। इसमें यह भी शामिल है कि उन्हें देने के लिए सेवा प्रदाता को ग्राहक से क्या चाहिए। लेख इसके लिए एक उद्देश्य तय करता है: काम कब पूरा हुआ और भुगतान कब उचित है, इसका वस्तुनिष्ठ माप देना [1]।

PMI के 2021 Pulse of the Profession में उत्तरदाताओं ने बताया कि पिछले 12 महीनों में उनके संगठनों द्वारा पूरे किए गए 34% प्रोजेक्ट में दायरा अनियंत्रित रूप से बढ़ा था। सर्वेक्षण में विश्लेषित हर उद्योग में इससे बचना प्रोजेक्ट की सफलता के तीन प्रमुख कारकों में से एक था [2]।

मैंने जिन मुफ़्त टेम्पलेट की समीक्षा की, उनमें से अधिकांश सिर्फ़ शीर्षक देते हैं। परामर्श प्रोजेक्ट में जिन तीन जगहों पर पैसे का नुकसान होता है, उनके लिए शब्दावली शायद ही मिलती है: जाँचे जा सकने वाले स्वीकृति मानदंड, तारीखों के साथ ग्राहक पर निर्भरताएँ, और अतिरिक्त काम की माँग होने पर क्या होगा।

SOW एक प्रोजेक्ट को कवर करता है: क्या, कब और कितने शुल्क पर। दायित्व, काम का स्वामित्व और गोपनीयता उस परामर्श समझौते में होने चाहिए जिसके अंतर्गत SOW आता है। हर ग्राहक के लिए उस समझौते पर एक बार हस्ताक्षर होते हैं, इसलिए हर नए प्रोजेक्ट के लिए सिर्फ़ तीन पृष्ठ का SOW चाहिए।

परामर्श कार्य विवरण टेम्पलेट (मुफ़्त डाउनलोड)

टेम्पलेट डाउनलोड करें (PDF, 3 पृष्ठ)। इसे प्रिंट करें या नीचे दिए गए पाठ को कॉपी करें; भरने के स्थान [वर्ग कोष्ठकों] में हैं।

यह टेम्पलेट एक शुरुआती आधार है, कानूनी सलाह नहीं। हस्ताक्षरित SOW ग्राहक के साथ आपके अनुबंध का हिस्सा होता है, इसलिए इस्तेमाल से पहले अपने क्षेत्राधिकार के किसी वकील से इसकी समीक्षा करवाएँ।

01 पक्ष और प्राथमिकता

शीर्ष भाग के फ़ील्ड: दोनों पक्षों के कानूनी नाम, पते और कंपनी पंजीकरण संख्याएँ, ग्राहक का प्रायोजक और परामर्श कार्य का प्रमुख, प्रोजेक्ट की अवधि, संस्करण और SOW संदर्भ। फिर:

यह कार्य विवरण (SOW) [प्रोजेक्ट का नाम] के लिए सेवाओं, डिलिवरेबल, समय-सारणी और शुल्क का वर्णन करता है। यह पक्षों के बीच [तारीख] को हुए [परामर्श समझौते] (समझौता) के अंतर्गत जारी किया गया है, जिसकी शर्तें इस पर लागू होती हैं। यदि इस SOW और समझौते में विरोध हो, तो समझौता प्रभावी होगा, जब तक कि यह SOW उस धारा का स्पष्ट उल्लेख न करे जिसे यह बदलता है।

02 और 03 उद्देश्य और दायरा

ग्राहक के शब्दों में पृष्ठभूमि लिखें, एक उद्देश्य (उदाहरण के लिए, 2027 की उत्पाद शृंखला के लिए स्वीकृत सूची मूल्य) और सफलता का वह माप जिसे दोनों पक्ष जाँचेंगे। फिर:

• दायरे में शामिल: [बिक्री और वित्त के अधिकतम 8 प्रबंधकों के साक्षात्कार]; [ग्राहक द्वारा दिए गए 24 महीनों के लेनदेन डेटा का विश्लेषण]; [संचालन समिति के साथ दो कार्यशालाएँ]।
• दायरे से बाहर: [ERP सिस्टम में नए मूल्य लागू करना]; [ऊपर उल्लेखित न किए गए देश या व्यावसायिक इकाइयाँ]; [बिक्री टीमों को प्रशिक्षण देना]।

जो भी दायरे में शामिल के रूप में सूचीबद्ध नहीं है, वह दायरे से बाहर है और उसके लिए स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध आवश्यक है (अनुभाग 09)।

04 डिलिवरेबल और स्वीकृति मानदंड

हर मानदंड की कसौटी यह है: क्या कोई ऐसा व्यक्ति इसे जाँच सकता है जिसने यह काम नहीं किया? "ग्राहक द्वारा स्वीकृत रिपोर्ट" इस कसौटी पर विफल है। "दायरे में शामिल 3 व्यावसायिक इकाइयों को कवर करता है" सफल है।

05 माइलस्टोन और भुगतान

इसके बाद VAT को छोड़कर कुल शुल्क, शुल्क का प्रकार (तय शुल्क, या समय और सामग्री के आधार पर एक राशि तक सीमित शुल्क), यह कि हर माइलस्टोन के डिलिवरेबल स्वीकृत होने पर चालान जारी किया जाएगा, भुगतान की अवधि (चालान मिलने के [30] दिन) और खर्चों की व्यवस्था बताएँ।

06 और 07 ग्राहक पर निर्भरताएँ और मान्यताएँ

ग्राहक: डिलिवरेबल स्वीकार करने का अधिकार रखने वाला प्रायोजक नियुक्त करेगा; [तारीख] तक [डेटा, दस्तावेज़ और सिस्टम तक पहुँच] उपलब्ध कराएगा; [भूमिकाओं] को [60] मिनट के अधिकतम [8] साक्षात्कारों के लिए उपलब्ध रखेगा; और [3] कार्यदिवसों के भीतर प्रश्नों के उत्तर देगा तथा मसौदों की समीक्षा करेगा। यदि किसी निर्भरता में देरी होती है, तो उस पर निर्भर हर तारीख उतने ही दिन आगे बढ़ेगी। [10] कार्यदिवसों से अधिक की देरी को परिवर्तन अनुरोध के रूप में संभाला जाएगा।

मान्यताएँ भी इसी ढाँचे में लिखें और अंत में जोड़ें: "यदि कोई मान्यता गलत साबित होती है, तो कोई भी पक्ष परिवर्तन अनुरोध उठा सकता है।"

08 और 09 स्वीकृति और परिवर्तन नियंत्रण

सलाहकार हर डिलिवरेबल के साथ उसके स्वीकृति मानदंडों की सूची वाला नोट प्रस्तुत करता है। [10] कार्यदिवसों के भीतर ग्राहक उसे लिखित रूप में स्वीकार करता है या कारणों सहित उन मानदंडों की सूची देता है जिन्हें वह पूरा नहीं करता। सलाहकार उन बिंदुओं को ठीक करके [5] कार्यदिवसों के भीतर दोबारा प्रस्तुत करता है; इसके बाद ग्राहक केवल सुधारे गए बिंदुओं की समीक्षा करता है। डिलिवरेबल तब स्वीकृत माना जाता है जब ग्राहक उसकी पुष्टि करता है, अपने व्यवसाय में उसका उपयोग करता है, या समीक्षा अवधि के भीतर उत्तर नहीं देता।

कोई भी पक्ष लिखित रूप में परिवर्तन का अनुरोध कर सकता है। [5] कार्यदिवसों के भीतर सलाहकार दायरे, तारीखों और शुल्क पर उसके प्रभाव के साथ उत्तर देता है। परिवर्तन पर काम तभी शुरू होता है जब दोनों पक्ष उसे लिखित रूप में स्वीकृति दें; स्वीकृत परिवर्तन इस SOW का हिस्सा बन जाते हैं।

परिवर्तन अनुरोध फ़ॉर्म और परिवर्तन लॉग का परिशिष्ट दर्ज करते हैं कि क्या स्वीकृत हुआ और कब।

10 से 12 संचालन व्यवस्था, लोग और हस्ताक्षर

साप्ताहिक स्थिति अपडेट, हर [4] सप्ताह में संचालन समिति की बैठक, ग्राहक का साझा कार्यस्थल, मुद्दों को उच्च स्तर तक ले जाने की प्रक्रिया, प्रमुख लोग और हस्ताक्षर के स्थान।

इसे भरने के चार नियम

1. परिणाम बताएँ, घंटे नहीं। अमेरिकी संघीय खरीद नियम एजेंसियों से काम का वर्णन पद्धति या घंटों के बजाय अपेक्षित परिणामों के आधार पर करने को कहते हैं, जिन्हें मानकों के विरुद्ध मापा जाए [3]। यही अनुशासन तय शुल्क पर काम करने वाले सलाहकार के लिए भी उपयोगी है: ग्राहक ऐसा मॉडल खरीदता है जो पिछले वर्ष के राजस्व को 2% के अंतर के भीतर पुनरुत्पादित करे, न कि "40 घंटे का विश्लेषण"।
2. हर निर्भरता की तारीख तय करें। "डेटा तक समय पर पहुँच" किसी की रक्षा नहीं करता। "15 नवंबर तक डेटा; देरी होने पर तारीखें उतने ही दिन आगे बढ़ेंगी" दोनों पक्षों की रक्षा करता है।
3. स्वीकृति की अवधि छोटी और निर्णय अंतिम रखें। यूरोपीय संघ के विलंबित भुगतान निर्देश के तहत, सेवाएँ मिलने से स्वीकृति या सत्यापन की अवधि 30 कैलेंडर दिनों से अधिक नहीं होनी चाहिए, जब तक कि इस पर स्पष्ट सहमति न हो और यह आपूर्तिकर्ता के लिए अत्यधिक अनुचित न हो [4]। दस कार्यदिवस और उसके बाद स्वतः स्वीकृति इस सीमा के भीतर रहते हैं।
4. स्पष्ट अतिरिक्त काम का उल्लेख करें। यदि आप अगली माँग का अनुमान लगा सकते हैं (कोई अन्य देश, कार्यान्वयन, प्रशिक्षण), तो उसे अभी दायरे से बाहर सूचीबद्ध करें। जब ईमेल आएगा, तो परिवर्तन अनुरोध आधा तैयार होगा।

हस्ताक्षर के बाद: GoCons में SOW लागू करें

मेरे अपने परामर्श कार्य में पहले हस्ताक्षरित SOW साझा फ़ोल्डर में रखा रहता था, जबकि योजना स्प्रेडशीट में होती थी। चौथे सप्ताह तक कोई PDF नहीं खोलता था, और ठीक उसी समय दायरे से जुड़े सवाल शुरू होते हैं। अपने प्रोजेक्ट के लिए GoCons बनाते हुए मैंने सीखा कि SOW को उस ढाँचे में बदलना होगा जिसमें टीम काम करती है।

GoCons में SOW उपयुक्त प्रकार का अनुबंध बन जाता है, आमतौर पर सेवा प्रोजेक्ट (तय शुल्क, हर माइलस्टोन पर या एक बार बिलिंग) या समय और सामग्री। ये नौ अनुबंध प्रकारों में से दो हैं, जिनमें तारीखें, शुल्क, भुगतान अवधि और मुद्रा शामिल होती हैं।

अनुभाग 05 का हर माइलस्टोन GoCons में माइलस्टोन बनता है, जिसकी समय-सीमा अनुबंध की तारीखों के भीतर होती है। उसकी स्थिति पहले लंबित, फिर अंतिम सात दिनों में समय निकट, और समय-सीमा बीतने पर अतिदेय दिखती है, जब तक आप उसे पूर्ण चिह्नित नहीं करते; पूर्ण होने की तारीख सुरक्षित रहती है।

अनुभाग 03 की गतिविधियाँ कार्य बन जाती हैं, जिनमें ज़िम्मेदार व्यक्ति, अनुमानित घंटे और समय-सीमा होती है। घंटे कार्य पर दर्ज किए जाते हैं (इसमें अंतर्निहित टाइमर या टाइमशीट नहीं है), और हर कार्य की स्थिति समय पर, जोखिम में या अतिदेय दिखाई जाती है। हस्ताक्षरित SOW अनुबंध के दस्तावेज़ में रखा जाता है।

भुगतान अनुभाग 05 के अनुसार होता है: बिलिंग समय-सारणी में हर माइलस्टोन के लिए एक पंक्ति होती है, जिसकी स्थिति निर्धारित, जारी, अतिदेय या भुगतान किया गया होती है। GoCons चालान जारी नहीं करता और न ही भुगतान स्वीकार करता है; आप अपने चालान सॉफ़्टवेयर से जारी चालान संलग्न करते हैं, और GoCons हर पंक्ति की देय तारीख से पहले याद दिलाता है तथा अतिदेय होने पर चेतावनी देता है।

आपके ग्राहक को भी यही ढाँचा दिखाई देता है: प्रायोजक को आमंत्रित करें और उसे माइलस्टोन, कार्य, घंटे और दस्तावेज़ देखने के लिए मुफ़्त लॉगिन मिलेगा, ताकि उसे "काम कहाँ तक पहुँचा?" का ईमेल न भेजना पड़े। ग्राहक पोर्टल हर योजना में शामिल है (ग्राहक पोर्टल सॉफ़्टवेयर की तुलना देखें), और Claude GoCons MCP सर्वर के माध्यम से वही माइलस्टोन पढ़ सकता है, जैसा कि Claude MCP मार्गदर्शिका में बताया गया है।

स्प्रेडशीट में वही तारीखें रखी जा सकती हैं, लेकिन वह समय-सीमा से पहले चेतावनी नहीं दे सकती, उन्हें ग्राहक को नहीं दिखा सकती, या यह दर्ज नहीं कर सकती कि अनुबंध की तारीख किसने बदली। GoCons स्थिति और तारीख के हर परिवर्तन को उपयोगकर्ता और समय के साथ अनुबंध के इतिहास में दर्ज करता है।

सेटअप: स्पष्ट जवाब

• क्या मुझे कार्यान्वयन प्रोजेक्ट की ज़रूरत है? नहीं। खाता बनाएँ, अनुबंध और उसके माइलस्टोन जोड़ें, और ग्राहक को आमंत्रित करें। मुफ़्त योजना के लिए क्रेडिट कार्ड की ज़रूरत नहीं है।
• क्या मेरे ग्राहक को भुगतान करना होगा या कुछ इंस्टॉल करना होगा? नहीं। ग्राहक उपयोगकर्ता मुफ़्त और असीमित हैं, और पोर्टल ब्राउज़र में चलता है।
• क्या कीमत प्रति उपयोगकर्ता है? नहीं, प्रति परामर्श कंपनी है। लेख लिखे जाने के समय (अक्टूबर 2026), मुफ़्त योजना EUR 0 की है, जिसमें 2 टीम उपयोगकर्ता और 10 सक्रिय अनुबंध मिलते हैं, और सिल्वर योजना VAT को छोड़कर EUR 29 प्रति माह की है, जिसमें 10 टीम उपयोगकर्ता और असीमित अनुबंध मिलते हैं (वर्तमान कीमतें)।
• अगर मैं सेवा छोड़ दूँ तो? हर योजना में प्रशासक किसी भी समय परामर्श कंपनी का सारा डेटा डाउनलोड कर सकता है: अनुबंध, ग्राहक और टीम सदस्य Excel फ़ाइलों में, साथ ही हर दस्तावेज़।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

कार्य विवरण और अनुबंध में क्या अंतर है?

SOW एक प्रोजेक्ट का वर्णन करता है: दायरा, डिलिवरेबल, समय-सारणी और शुल्क। परामर्श समझौते में वे कानूनी शर्तें होती हैं जो उस ग्राहक के साथ हर प्रोजेक्ट पर लागू होती हैं। अधिकांश परामर्श कंपनियाँ समझौते पर एक बार और हर प्रोजेक्ट के लिए SOW पर हस्ताक्षर करती हैं।

कार्य विवरण किसे लिखना चाहिए?

आमतौर पर सलाहकार उसका मसौदा तैयार करता है और ग्राहक उसकी समीक्षा करता है। काम पूरा करने वाले लोगों को शामिल करें, केवल उसे बेचने वाले व्यक्ति को नहीं [1]।

स्वीकृति मानदंड कितने विस्तृत होने चाहिए?

इतने विस्तृत कि प्रोजेक्ट से बाहर का कोई व्यक्ति उन्हें जाँच सके: प्रारूप, पृष्ठ सीमा, शामिल इकाइयाँ, स्वीकार्य अंतर। हर डिलिवरेबल के लिए एक से तीन मानदंड आमतौर पर पर्याप्त होते हैं।

क्या कार्य विवरण कानूनी रूप से बाध्यकारी होता है?

किसी अनुबंध के अंतर्गत हस्ताक्षर होने पर इसे सामान्यतः उस अनुबंध का हिस्सा माना जाता है, लेकिन इसका प्रवर्तन आपके क्षेत्राधिकार पर निर्भर करता है। इसलिए इस्तेमाल से पहले वकील को टेम्पलेट की समीक्षा करनी चाहिए।

अपने अगले SOW से शुरुआत करें

आपका अगला हस्ताक्षरित कार्य विवरण किसी फ़ोल्डर में पड़ा PDF नहीं, बल्कि आपकी टीम और ग्राहक के काम करने का आधार बन सकता है। अनुबंध, उसके माइलस्टोन और अपना ग्राहक जोड़ें: अपना मुफ़्त GoCons खाता बनाएँ।

संदर्भ

1. Project Management Institute (M. G. Martin, PM Network, 1998), "कार्य विवरण: सफल सेवा प्रोजेक्ट पूरे करने का आधार", https://www.pmi.org/learning/library/statement-work-delivering-successful-service-projects-4761 (अक्टूबर 2026 में देखा गया)।
2. Project Management Institute, "पेशे की नब्ज़ 2021: चुस्ती से आगे", https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pmi_pulse_2021.pdf (अक्टूबर 2026 में देखा गया)।
3. Acquisition.gov, "संघीय खरीद विनियमन 37.602: प्रदर्शन-आधारित कार्य विवरण", https://www.acquisition.gov/far/37.602 (अक्टूबर 2026 में देखा गया)।
4. EUR-Lex, "वाणिज्यिक लेनदेन में विलंबित भुगतान से निपटने संबंधी निर्देश 2011/7/EU", https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2011/7/oj (अक्टूबर 2026 में देखा गया)।

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