Montag, 9:12 Uhr. Schon warten drei E-Mails desselben Kunden. In einer wird nach „der neuesten Version“ des Zwischenberichts gefragt, in einer anderen danach, wie viele Stunden des monatlichen Retainers noch übrig sind, und die dritte leitet eine Frage eines Finanzdirektors weiter, der erst letzte Woche zum Projekt gestoßen ist. Nichts davon ist neu. Alles ist irgendwo in Ihren Tools zu finden, und jede Antwort bedeutet, dass Sie drei davon öffnen müssen.
Ein Kundenportal ist genau für solche Situationen gedacht: ein geschützter Bereich, in dem sich jeder Kunde anmeldet und den aktuellen Stand seiner eigenen Arbeit einsehen kann, ohne Sie zuerst anschreiben zu müssen. Dieser Leitfaden erklärt, was ein Kundenportal ist, was Beratungsunternehmen dort hinterlegen und was nicht – und wie Sie es einführen, ohne Ihren Kunden eine neue Aufgabe aufzubürden. Wenn Sie nach dem Login für das Kundenportal eines bestimmten Unternehmens gesucht haben, nutzen Sie den Link in der Einladungs-E-Mail dieses Unternehmens oder fragen Sie dort Ihre Ansprechperson. Diese Seite richtet sich an Unternehmen, die ein solches Portal betreiben.
Was ist ein Kundenportal?
Ein Kundenportal ist eine sichere Website, auf der sich die Kunden eines Unternehmens mit eigenen Konten anmelden, um Informationen einzusehen, die sie betreffen, und manchmal auch damit zu arbeiten. Drei Merkmale machen es zu einem Portal und nicht einfach zu einem weiteren Tool:
- Personalisierter Zugang. Jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Konto an. Der Zugriff lässt sich daher für jede Person einzeln gewähren und entziehen.
- Nur die eigenen Daten. Ein Kunde sieht seine Verträge, Dokumente und Rechnungen – niemals die eines anderen Kunden.
- Aktuell statt zusammengestellt. Der Kunde sieht dieselben Daten, mit denen Ihr Team arbeitet. Sie werden während der Arbeit aktualisiert und nicht eigens für ein Meeting zusammengestellt.
Damit fallen einige ähnlich wirkende Lösungen weg. Ein freigegebener Ordner zeigt Dateien, aber nicht den Stand der Arbeit. Ein Projektmanagement-Tool mit Gastzugang zeigt dem Kunden Ihre internen Aufgabenlisten samt Kommentaren und allem anderen. Ein Statusbericht ist eine Momentaufnahme, die schon am Tag nach dem Versand zu veralten beginnt.
Kundenportale lassen sich grob in vier Kategorien einteilen: Dokumentenportale für den sicheren Dateiaustausch, All-in-one-Unternehmenslösungen, die ein Portal mit einem CRM und der Rechnungsstellung verbinden, Workflow-Portale, die Kunden durch Freigaben und Formulare führen, sowie Projektportale, die sich um den Vertrag und das Projekt drehen. Acht davon vergleiche ich in Die beste Kundenportal-Software: 8 Tools im Vergleich, und kostenlose Optionen finden Sie unter Kostenlose Kundenportale für kleine Unternehmen.
Was Beratungsunternehmen in einem Kundenportal hinterlegen
Am einfachsten entscheiden Sie, was in ein Portal gehört, indem Sie die Fragen auflisten, die Kunden Ihnen per E-Mail stellen, und jeder eine dauerhafte Antwort zuordnen:
| Die Frage des Kunden | Die Antwort im Portal |
|---|---|
| „Wie ist der Stand?“ | Aufgaben mit Status und Fristen sowie die nächsten Meilensteine |
| „Wie viele Stunden sind diesen Monat noch übrig?“ | Die genutzten Stunden im Vergleich zu den vertraglich vereinbarten Stunden |
| „Können Sie die neueste Version noch einmal schicken?“ | Die Dokumente des Vertrags, geordnet in Ordnern und mit Datumsangaben |
| „Was müssen wir zahlen, und für welchen Zeitraum?“ | Abrechnungsbeträge und -verlauf, aufgeschlüsselt nach Einzelposten |
| „Wann endet dieser Vertrag?“ | Der Vertrag und sein Enddatum |
In GoCons ist all das dem Vertrag zugeordnet. Es gibt neun Vertragstypen, vom Retainer mit einem festen monatlichen Betrag und enthaltenen Stunden bis hin zum Erfolgshonorar. Im GoCons-Kundenportal sieht jeder Kunde seine Verträge mit Ihnen, die Meilensteine und Aufgaben, die genutzten Stunden im Vergleich zu den vereinbarten, die Abrechnungsbeträge samt Verlauf sowie die Dokumente zu seinen Verträgen. Kunden werden per E-Mail eingeladen und erhalten in der App sowie per E-Mail Benachrichtigungen zu Ereignissen wie einem neuen Vertrag, einem neuen Meilenstein oder einer ausgestellten Rechnung.
Beantworten Sie immer noch dieselben Kundenfragen per E-Mail? Bieten Sie jedem Kunden ein sicheres Portal, in dem er Verträge, Dokumente, Aufgaben, Meilensteine und Stunden jederzeit aktuell einsehen kann.
Wie Beratungsunternehmen ein Kundenportal während eines Projekts nutzen
Wir haben GoCons zunächst für unsere eigene Beratungstätigkeit bei Mourinho Solutions entwickelt und erst später auch anderen Unternehmen zugänglich gemacht. Dabei zeigte sich ein Muster, das dem Projektverlauf folgt und nicht der Software. In jeder Phase eines Vertrags hat die Beratung eine Aufgabe, und der Kunde sollte eine bestimmte Information einsehen können, ohne danach fragen zu müssen.
Auftakt: von Anfang an alles an einem Ort
Laden Sie die Ansprechpartner des Kunden ein, stellen Sie das unterzeichnete Leistungsumfangsdokument bereit und legen Sie die ersten Meilensteine vor dem Auftaktgespräch fest – nicht erst danach. Auf die erste Frage „Können Sie uns das SOW noch einmal schicken?“ gibt es dann eine Antwort, für die Sie nicht gebraucht werden.
Leistungserbringung: ein stets aktueller Status
Während der Arbeit erfasst das Team Stunden und Fortschritte in den Aufgaben. In GoCons ist für jede Aufgabe ein Terminstatus angegeben (Pünktlich, Gefährdet oder Überfällig). Meilensteine wechseln von Ausstehend zu Bevorstehend, Überfällig oder Abgeschlossen. So wird eine drohende Fristüberschreitung sichtbar, solange noch Zeit bleibt, darauf zu reagieren. Beispiele für Meilensteine, die Kunden auf einen Blick verstehen, finden Sie hier: Beispiele für Projektmeilensteine.
Monatsende: Stunden und Kosten ohne Tabellenkalkulation
Bei einem Retainer sieht der Kunde vor Monatsende, wie viele Stunden im Vergleich zum vereinbarten Kontingent verbraucht wurden. So lässt sich noch rechtzeitig und unkompliziert über zusätzliche Arbeit sprechen. Jeder Vertrag enthält einen Abrechnungsplan mit einer Zeile pro Abrechnungszeitraum oder Meilenstein. Sie fügen die mit Ihrer eigenen Rechnungssoftware erstellte Rechnung hinzu, und der Kunde wird benachrichtigt. GoCons stellt keine Rechnungen aus und nimmt keine Zahlungen entgegen, sondern erfasst und verfolgt die von Ihnen ausgestellten Rechnungen.
Verlängerung und Abschluss
Verträge, die sich ihrem Ende nähern, werden im Dashboard des Kunden als bald auslaufend angezeigt. So kann das Gespräch über eine Verlängerung rechtzeitig beginnen. Nach Projektabschluss bleiben die finalen Ergebnisse in den Ordnern des Vertrags. Ihr Admin kann sämtliche Daten für Ihr eigenes Archiv herunterladen, einschließlich aller Dokumente in ihren Ordnern.
Was nicht in ein Kundenportal gehört
- Interne Notizen, Margen, Kostensätze und Preise von Subunternehmen.
- Entwürfe, die noch niemand geprüft hat. Laden Sie ein Arbeitsergebnis hoch, wenn Sie es auch per E-Mail verschicken würden.
- Alles, was einen anderen Kunden betrifft – auch in Dateinamen.
- Personenbezogene Daten, die für das Projekt nicht benötigt werden. Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich sind und auf das notwendige Maß beschränkt werden [1].
Sichern Sie anschließend den Zugang ab. Jeder Nutzer auf Kundenseite braucht ein eigenes Konto, niemals ein gemeinsam genutztes. Aktivieren Sie außerdem überall, wo das Tool es anbietet, die zweistufige Verifizierung oder Single Sign-on: Das britische National Cyber Security Centre empfiehlt die zweistufige Verifizierung, weil sie Kriminellen den Zugang zu Konten verwehrt, selbst wenn diese das Passwort kennen [2]. In GoCons kann eine Kundenorganisation ihr eigenes Microsoft-Verzeichnis verbinden, um Single Sign-on zu nutzen. Ihre Mitarbeiter melden sich dann mit den Arbeitskonten an, die sie bereits verwenden. Wenn jemand das Kundenteam verlässt, entziehen Sie der Person noch in derselben Woche den Zugriff.
So führen Sie ein Kundenportal ein, ohne Ihre Kunden zu verärgern
- Beginnen Sie mit einem Kunden, der häufig nachfragt. Der Nutzen zeigt sich am deutlichsten dort, wo die meisten E-Mails anfallen.
- Pflegen Sie die aktuellen Informationen ein, bevor Sie die Einladung versenden. Vertrag, nächste Meilensteine, offene Aufgaben und aktuelle Dokumente. Ein leeres Portal gibt Kunden keinen Grund, wiederzukommen.
- Versenden Sie eine kurze Einladung. Zum Beispiel: „Ab heute finden Sie den Status der Pricing Review, die genutzten Stunden und alle unsere Dokumente an einem Ort: [Link]. Wenn Sie etwas von uns brauchen, melden wir uns weiterhin per E-Mail.“
- Beantworten Sie Statusfragen mit dem Portal. Antworten Sie in einer Zeile und fügen Sie den Link hinzu. Nutzen Sie E-Mails weiterhin für Gespräche und Entscheidungen.
- Fragen Sie nach einem Monat nach. Was haben die Kunden genutzt? Was hat gefehlt? Wer sollte auf ihrer Seite noch Zugriff erhalten?
Die üblichen Einwände lassen sich kurz beantworten. Ihre Kunden zahlen nichts und müssen nichts installieren: GoCons-Zugänge für Kunden sind kostenlos, unbegrenzt und im Browser nutzbar. Es gibt kein Implementierungsprojekt: Sie erstellen ein Konto, fügen einen Vertrag hinzu und laden den Kunden ein – das sind die vier auf unserer Website gezeigten Schritte. Der Preis richtet sich nach dem Beratungsunternehmen, nicht nach der Nutzerzahl, und Kunden werden nie auf einen Tarif angerechnet. Und wenn Sie GoCons verlassen, kann der Admin in jedem Tarif, auch im kostenlosen, alle Daten als Excel-Dateien samt Dokumenten herunterladen.
FAQ
Wie melde ich mich bei einem Kundenportal an?
Nutzen Sie den Link in der Einladung des Unternehmens: Jedes Portal gehört dem Unternehmen, das es betreibt. Bei GoCons werden Kunden per E-Mail eingeladen und melden sich über einen Webbrowser an. Wenn Sie die Einladung nicht finden, fragen Sie Ihre Ansprechperson im Unternehmen.
Ist ein Kundenportal sicher?
Wie sicher es ist, hängt vom Zugriffsmodell ab. Achten Sie auf persönliche Anmeldungen, Zugriff für jeden Kunden nur auf die eigenen Daten, Single Sign-on oder eine zweistufige Verifizierung sowie eine unkomplizierte Möglichkeit, den Zugriff zu entziehen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Kundenportal und Projektmanagement-Software?
Projektmanagement-Software ist für das Team gedacht, das die Arbeit erledigt. Ein Kundenportal richtet sich an die Menschen, die dafür bezahlen. Manche Tools bieten beides und zeigen jeder Seite eine andere Ansicht.
Wie viel kostet ein Kundenportal?
Die Kosten reichen von kostenlos bis hin zu Unternehmensverträgen. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Beitrags (Oktober 2026) bietet GoCons einen kostenlosen Tarif mit unbegrenzt vielen Kunden und den Silver-Tarif für 29 EUR pro Monat für das gesamte Beratungsunternehmen.
Richten Sie diesen Monat ein Portal für einen Kunden ein
Wählen Sie den Kunden, der Ihnen am häufigsten schreibt, bündeln Sie dessen Vertrag, Meilensteine und Dokumente an einem Ort und laden Sie ihn ein. Für Sie und Ihre Kunden ist das kostenlos: Erstellen Sie Ihr kostenloses GoCons-Konto.
Quellen
- Europäische Union, „Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Artikel 5“, https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj (abgerufen im Oktober 2026).
- National Cyber Security Centre, „Turn on 2-step verification (2SV)“, https://www.ncsc.gov.uk/collection/top-tips-for-staying-secure-online/activate-2-step-verification-on-your-email (abgerufen im Oktober 2026).
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